Kamu Hizmet-Veri Envanteri Nedir? Nasıl Kullanılır?

DTVT Nedir: Devlet Teşkilatı Veri Tabanı
HEVT Nedir: Hizmet Envanteri Veri Tabanı
İGB Nedir: İdareyi Geliştirme Başkanlığı
KVE Nedir: Kamu Veri Envanteri
SDP Nedir: Standart Dosya Planı
SKB Nedir: Sorumlu Koordinasyon Birimi
VGG Nedir: Veri Giriş Görevlisi
VOG Nedir: Veri Onay Görevlisi

PROJELERİN TANITIMI
Kamu Hizmet Envanteri Projesi ilk defa 2006 yılında Yüksek Planlama Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren Bilgi Toplumu Stratejisi Eylem Planıyla gündeme gelmiştir. Proje, Eylem Planında aşağıda şekil 1 üzerinde gösterildiği gibi yer almıştır.
Şekil 1- Bilgi Toplumu Stratejisi Eylem Planı-29 Numaralı Eylem Şekilden de anlaşılacağı gibi Proje başlangıcı olarak 2006 yılı, tamamlanma süresi olarak da 9 ay öngörülmüştür. Projenin sorumluluğu Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığına verilmiş, ilgili kuruluş olarak da İçişleri Bakanlığı Mahalli İdareler Genel Müdürlüğü, DPT, Yerel Yönetimler, TODAİE ve diğer kamu kurum ve kuruluşları olduğu belirlenmiştir. Kamu hizmet Envanterinin hazırlanmasında öncelikle “Elektronik Kanallar Üzerinden Sunulan Hizmet Yüzdesi Göstertesinin Hesaplanması” ve ayrıca hizmetlerin elektronik ortama aktarılmasında öncelik sıralamasının belirlenmesi hususunda burada yer alacak bilgilerin kullanılması amaçlanmıştır. Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı 2006 yılında hemen Hizmet Envanteri çalışmalarına başlamış ve tüm kamu kurumlarına doldurulmak üzere Hizmet Envanteri Tabloları gönderilmiştir. Söz konusu çalışmalarda tablolara kaydedilen hizmetler, belirlenen 32 farklı hizmet türüne göre tasnif edilmiştir.
2006 yılında hazırlanan Hizmet Envanteri Tablolarındaki eksikliklerin giderilmesi ve daha fazla amaçlarla kullanılabilmesi için 2008 yılında yeniden çalışmalar başlatılmıştır. Envanter tablosu üzerinde yer alan sorulardan (başlıklardan) bazıları değiştirilmiş ve yeni sorular eklenmiştir. Hazırlanan yeni tablolarda kurumlara gönderilerek doldurulması istenmiştir. 2008 yılında yürütülen Hizmet Envanteri çalışmaları kapsamında yaklaşık 40.000 hizmet kaydı toplanmıştır. Bu kayıtlar İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından Bürokrasinin Azaltılması ve İşlemlerin Sadeleştirilmesi Projesi, Kamuda Yetki Devri Projesi, Hizmet Standartları Projesi ve Memnuniyet Anketi Projesi kapsamında kullanılmıştır.
Yukarıda sayılan projelerde Hizmet Envanteri Tablolarının kullanılmasıyla beklenen faydanın elde edildiği görülmüştür. Bu nedenle Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmeliğin 5 inci maddesi ile Hizmet Envanteri Tablolarının bir kere hazırlanıp bırakılması yerine kurumlar tarafından sürekli güncel tutulması ve tabloların kurumsal internet siteleri ile e-Devlet Kapısı’ndan (www.turkiye.gov.tr) yayınlanması zorunlu tutulmuştur.
Başbakanlık İdareyi Geliştirme Başkanlığı kurumlar tarafından hazırlanacak Hizmet Envanteri Tablolarında standardın sağlanması, tablolarda yer alacak bilgilerden en yüksek düzeyde fayda sağlanması, hizmetler  1 DPT, Bilgi Toplumu Stratejisi Eylem Planı (2006-2010), Ankara, 2006, s.16. 2 31/07/2009 Tarihli ve 27305 Sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik.
arasındaki karşılık etkileşim belirlenmesi ve tüm tabloların tek bir merkezde toplanması amacıyla Hizmet Envanteri Veri Tabanı Uygulamasının geliştirilmesi planlanmıştır. Yukarıda yapılan açıklamalardan da anlaşılacağı üzere Hizmet Envanteri çalışmasının, Bilgi Toplumu Stratejisi Eylem Planında öngörülen amaçların ötesinde yarar sağlayacağı açıktır. Özellikle 2008 yılında hazırlanan Hizmet Envanteri tablolarında yer alan sorulara verilecek cevaplar genel olarak kamu kurumlarında hangi hizmetlerin hangi yasal dayanaklar ile nasıl ve yıllık olarak ne kadar sunulduğu bilgilerini vermektedir.
Hizmet Envanteri Tablolarında kamu hizmetlerine başvuracaklara, bu başvurularını nereye ve hangi belgeler ile yapacakları gösterildikten sonra ortalama ne kadar sürede hizmetlerini alabilecekleri bilgisi verilmektedir. Ayrıca söz konusu başvurunun alınmasından sonraki süreç kurum içi ve kurum dışı yazışmalar ile paraf listesi aracılığıyla açıklanmaktadır. Yani kısaca Hizmet Envanteri çalışması ile kamuda şeffaflaşma sağlanacaktır. Hizmet Envanteri projesi ile elde edilecek faydalar aşağıdaki gibi özetlenebilir. 1. Kurumlarda hangi hizmetlerin sunulduğunun tespit edilmesi, 2. Hizmetler arasındaki bağlantıların ortaya konularak, birbirleri arasındaki interaktif etkileşimin gösterilmesi,
3. Hizmetlerin elektronik ortamdan sunulma yüzdelerinin hesaplanabilmesi,
4. Hizmetlerin elektronik ortama aktarılmasında önceliklerin belirlenmesi ve aktarılmasında belirlenen süreçlerin kullanılması,
5. Hizmetlerin sunumunda izlenen süreçlerin, tamamlanma sürelerinin, mevzuat dayanaklarının tanımlanmış olması ve geliştirilecek raporlama teknikleri aracılığıyla kamu hizmetlerinde basitleşme ve sadeleştirilmelere çalışmalarının yapılabilmesi,
6. Hangi mevzuatın hangi hizmetlere dayanak teşkil ettiğinin ve mevzuat dayanağı bulunmayan hizmetlerin tespit edilmesi,
7. Kamuda talep edilen veya üretilen belgelerin tanımlanması, adlarının standartlaştırılması ve elektronik uygulamalarda kullanılabilecek şekilde kodlanması,
8. Sunulan kamu hizmetlerinin ortalama tamamlanma süreleri ile varsa mevzuatındaki en geç tamamlanma sürelerinin karşılaştırılarak kamu hizmetlerinin sunumunun hızlandırılması,
9. Hizmetlerin sunumunda yapılan yazışmalar amaçları doğrultusunda incelenerek, gereksiz olanların kaldırılması,
10. Hizmet Standartları Tablolarının otomatik olarak veri tabanına kaydedilen hizmetlerden oluşturulması,
11. Başvurularda istenen belgelerin tespit edilerek gereksiz belgelerin istenmesinin engellenmesi,
12. Başvurularda istenen belgelerin hangi kurumlar tarafından üretildiği veya üretilen belgelerin hangi kurumlar tarafından talep edildiğinin belirlenmesi Hizmetler arasındaki etkileşimin ortaya konulmasında kurum içi ve kurum dışı yazışmalar ile başvuruda
istenen belgelerin büyük önemi bulunmaktadır. Başvurularda istenen belgeler, söz konusu belgenin düzenlendiği hizmet ile başvurusunda istenen hizmet arasında bağlantı kurmaktadır. Aynı şekilde yapılan yazışmalarda, yazının gönderilmesine neden olan hizmet ile yazının muhatabı kurumda/birimde yazı gereğince yapılan hizmet arasında bağlantı sağlamaktadır.
Yukarıda yapılan açıklamalar klasik devlet yönetiminde sunulan hizmetler arasındaki etkileşimin belirlenmesi için yeterli görülebilir. Ancak e-Devlet, ayrı kurumsal yapılara sahip klasik devlet yönetiminden farklı olarak hizmetten yararlananlar (başvuru sahipleri/vatandaşlar) açısından bütüncül bir yapıya sahip olacaktır. Yani vatandaşlar elektronik ortamda e-Devlet Kapısı üzerinden başvurularını yaptıklarında, söz konusu başvurunun sonuçlandırılarak talep edilen hizmetin sunumunun tamamlanana
kadar hangi kurumların sürece dahil olduğu, kurumlar arasında gerçekleşecek verinin akışı gibi hususların bir önemi olmayacaktır. Bu nedenle vatandaşların gözünde devlet tek bir kurumdan ibaret olacaktır. Ancak bu yapının sağlanabilmesi için klasik belge hareketlerinin yanı sıra veri hareketlerinin de belirlenmesi gerekmektedir. Bu nedenle Hizmet Envanteri Projesi, Veri Envanteri Projesi ile tamamlanmış olacaktır.
Kamu Veri Envanteri Projesinden beklenen amaçlar yukarıda yapılan genel açıklamaya ilave olarak aşağıdaki gibi özetlenebilir.
1. Kamuda ‘üretilen’ ve başvurularda talep edilen dilekçe, başvuru formu, resmi yazı gibi içeriği değişken belgelerde yer alan verilerin belirlenmesi,
2. Başvuru formlarında yer alan alanlarda standartlaşmanın sağlanması,
3. Hizmetlerin sunulması için gerekli olan verilerin neler olduğu ve bu verilerin hangi kurumların hangi hizmetleri kapsamında üretildiğinin belirlenmesi,
4. Verilerin talep edildiği hizmetler ile üretildiği hizmetler arasında elektronik veri akış haritalarının çıkarılması,
5. Kamu kurumları üst veri sözlüğü ve kurumsal veri sözlüklerinin oluşturulmasında toplanacak verilerin kullanılabilmesi,
6. Mükerrer veri üretilip üretilmediğinin tespit edilmesi.

SİSTEME GİRİŞ
Hizmet Envanteri ve Kamu Veri Envanteri Web Uygulamalarına erişim “kamu.basbakanlik.gov.tr” internet adresinden sağlanacaktır. İnternet adresi yazılırken özellikle “www” kısaltması kullanılmayacaktır. Bu kısaltmanın kullanılması durumunda sayfa açılmayacaktır.
Sayfa açıldığında şekil 2’de gösterilen Kimlik Doğrulama Sistemi ekrana gelecektir.
Şekil 2-Kimlik Doğrulama Sistemi Giriş Ekranı
Kimlik Doğrulama Sistemi, uygulamalara erişmek isteyen kullanıcının görevlendirilen ve yetkilendirilmiş bir kullanıcı olup olmadığını ve bu kişinin gerçekten ilgili kişi olduğunun teyit edildiği bir sistemdir. Bu Sistem tamamen TÜRKSAT A.Ş. tarafından Kimlik Paylaşım Sistemiyle entegre bir şekilde işletilmektedir. Sistemle ilgili sorular ve karşılaşılacak sorunlar için sayfanın altında yer alan 160 numaralı TÜRKSAT müşteri hizmetleri aranabilir.
Kimlik Doğrulama Sistemi Giriş Ekranı görüntülendiğinde öncelikle ekranın sağ tarafında kırmızı çizgiler ile gösterilen Başbakanlık Logosu ve bu logonun yanında “Kamu Hizmet Envanteri ve DTVT Uygulaması” ifadesinin bulunup bulunmadığına dikkat edilecektir. Eğer Logo ve uygulama adları hiç yer almıyor veya farklı bir logo (örneğin e-Devlet Kapısı logosunun sayfanın sol üst köşesinde olduğu şekilde kırmızı çizgilerle gösterilen alanda da bulunması) yer alıyor ise Sisteme tekrar giriş yapılmalıdır (sayfa kapatıp açılarak tekrar giriş yapılmalıdır). Logonun var olduğu görüldükten sonra ekranın sol tarafında yer alan e-Devlet Şifresi, Mobil İmza, Elektronik İmza veya T.C. Kimlik Kartı ifadelerinden kullanıcının sahip olduğu kimlik doğrulama aracına ilişkin ifade seçilecektir.
ÖNEMLİ: e-Devlet şifrelerinin unutulması durumunda Başbakanlık tarafından tekrar şifre verilmesi mümkün değildir. Bu durumda PTT şubelerine başvurulması gerekmektedir. e-Devlet Şifresi sisteme giriş ile örnek olarak aşağıda gösterilmiştir. e-Devlet şifresi ile sisteme
girilebilmesi için şekil 1’de yer alan ekranın sol tarafında yer alan Kimlik Doğrulama Araçları içerisindeki “e-Devlet Şifresi” seçilerek tıklandığında şekil 3’te gösterilen “e-Devlet Şifresiyle Sisteme Giriş Ekranı” görüntülenecektir. Öncelikle sayfanın sağ üst köşesinde yer alan Başbakanlık Logosunun var olduğu yine mutlaka kontrol edilmelidir. Doğru logonun bulunması durumunda kullanıcının T.C. Kimlik numarası ve e- Devlet şifresi sayfada bulunan ilgili alanlara girilerek “Gönder” butonuna tıklanacaktır.

UYGULAMA ANA SAYFASI
Sisteme girildiğinde aşağıda şekil-4’te görüldüğü gibi Uygulama Ana Sayfası ekrana gelecektir. Uygulama Ana Sayfasında, Veri Onay Görevlilerinde aşağıdaki örnek ekran görüntüsünde olduğu gibi Devlet Teşkilatı Veri Tabanı, Kamu Hizmet Envanteri ve Kamu Veri Envanteri Logoları, Veri Giriş Görevlilerinde ise Kamu Hizmet Envanteri ve Kamu Veri Envanteri logoları yer alacaktır.
Şekil 4-Uygulama Ana Sayfası Ekranı
Uygulama Ana Sayfasının sağ üst köşesinde kullanıcıların isim ve soyadları ile görev yapmakta oldukları birim adının yazılmış olması gerekir. Bu bilgilerin bulunmaması veya yanlış olması durumlarında hiçbir kayıt işlemi yapılmadan en kısa süre içerisinde İdareyi Geliştirme Başkanlığı bilgilendirilerek gerekli düzeltmelerin yapılması istenecektir.
Kamu Hizmet Envanteri ve Kamu Veri Envanteri Uygulamalarının nasıl kullanılacağı ve kayıtlar yapılırken dikkat edilecek hususlar ayrıntılı olarak aşağıda açıklanacaktır.

HİZMET ENVANTERİ VERİ TABANI (HEVT)
Hizmet Envanteri Giriş Ekranı, Uygulama Ana Sayfasında yer alan Kamu Hizmet Envanteri logosu
tıklanarak açılacaktır.
Uygulama arayüzü Veri Onay Görevlileri (VOG) için şekil 5’te, Veri Giriş Görevlileri (VGG) için şekil-6’da
gösterildiği gibidir.
Şekil 5- VOG İçin HEVT Giriş Ekranı
Şekil 6-VGG İçin HEVT Giriş Ekranı
HEVT Giriş Ekranın Veri Onay Görevlileri ile Veri Giriş Görevlileri için farklılığı ekranın sol tarafında yer alan
menüdedir. Bu menüde veri onay görevlilerinde veri giriş görevlilerinden farklı olarak Yetki Yönetimi,
Onay Bekleyenler ve İşlemlerim butonları bulunmaktadır. Bu butonlardan “Yetki Yönetimi” dışındakilerin
işlevleri ilerleyen bölümlerde açıklanacaktır. Aşağıda öncelikle Veri Onay Görevlileri tarafından Veri Giriş
Görevlilerinin sisteme erişim yetkilerinin nasıl verileceği, değiştirileceği veya bu yetkilerin kaldırılması
açıklanacaktır.
11
YETKİ YÖNETİMİ
Kurum/Kuruluşların tüm alt biriminde belirlenecek Veri Giriş Görevlilerinin sisteme giriş yetkileri, ilgili
Kurum/Kuruluşların Sorumlu Koordinasyon Birimlerinde görevli Veri Onay Görevlileri tarafından
verilecektir.
Yetkinin vermesi, gerektiği durumlarda güncellenmesi ve kaldırılması işlemleri şekil 5’te gösterilen ekran
görüntüsündeki sol menüde bulunan “Yetki Yönetimi” ifadesi tıklandığında açılacak şekil 7’de gösterilen
ekran üzerinden yapacaklardır.
Şekil 7-Yetki Yönetimi-Sorgulama Ekranı
VERİ GİRİŞ GÖREVLİLERİNİN YETKİLENDİRİLMESİ
Yetki verilecek Veri Giriş Görevlisinin T.C. Kimlik Numarası öncelikle şekil 7’de gösterilen ekranda bulunan
sorgulama alanına yazılarak “Sorgula” butonuna tıklanacaktır. Sorgulama işlemi yapıldığında şekil 8’de
görüldüğü gibi Yetki Yönetimi Ekranı açılacaktır.
Şekil 8-Yetki Yönetimi Ekranı
12
Ekran görüntülendiğinde yetki verilmek istenen kişinin adı ve soyadı öncelikle kontrol edilecektir. Her
hangi bir yanlışlık bulunmuyor ise “Yetki” alanındaki “KHE Veri Giriş Görevlisi” ifadesi seçilerek “Yetki
Ekle” butonuna tıklanacaktır. Buton tıklandığında şekil 9’da gösterildiği gibi “Yetki Tablosu”nun oluşması
gerekmektedir.
Şekil 9- Yetki Tablosu
Yetki tablosu oluşturulduktan sonra Veri Giriş Görevlisinin tanımlanacağı Kurum ve alt birim tam olarak
aşağıda yer alan DTVT Listesinden seçilecektir. Listede kurumlar ve alt birimleri ağaç yapısında
sıralanmaktadır. Alt birimler sol taraftaki (+) işaretine tıklandığında veya kurum/birim adına iki kez
tıklandığında aşağı doğru açılmaktadır. Veri Giriş Görevlisinin tanımlanacağı birim adı listeden bulunarak
şekil 10’da gösterildiği gibi ilgili birim adının çevresi mavi olacak şekilde üzerine bir kez tıklanıp seçili
olarak bırakılacaktır.
Şekil 10-DTVT Kurumlar Listesi
Veri Giriş Görevlisinin tanımlanacağı birim adı seçildikten sonra e-posta adresi ve telefon numarası alt
tarafta bulunan alanlara girilecektir.
e-Posta adresinin mutlaka kurumsal e-Posta adresi olması gerekir. E-Posta adresinin yanlış olması
durumunda yetki verilen VGG, uygulama içerisindeki “Bize Ulaşın” bölümünden Başbakanlığa dilek, istek
ve şikayetlerini göndermesi mümkün olmayacaktır.
Telefon Numaraları yazılırken mutlaka alan (şehir) kodu girilecektir. Numaralar arasında verilecek
boşlukların standart olarak 0312 413 7510 şeklinde olmalıdır. Dahili numaraların olması durumunda
standart 0312 413 7510/8592 şeklinde olduğu gibi taksim işareti ile ayrılmalıdır.
Yukarıda açıklanan işlemler tamamlandıktan sonra ekranın sağ alt köşesinde bulunan “Kaydet” butonu
tıklandığında Veri Giriş Görevlisine yetki verilmiş olacaktır.
13
ÖNEMLİ: Veri Giriş Görevlileri En Üst Daire Başkanlıkları düzeyinde yetkilendirilecektir. Üst kurum/kuruluş
adları veya Genel Müdürlükler düzeylerinde yetki verilmeyecektir. Ancak Şube Müdürlükleri, Şeflikler gibi
Daire Başkanlıklarının daha alt birimleri ile Veri Giriş Görevlileri eşleştirilebilir. Buradan özellikle
vurgulanması gereken husus 28/10/2010 Tarihli ve B.02.0.İGB-542-1491 Sayılı proje başlatma yazısının
Ek-1’in de yer alan Çalışma Esaslarının 5 inci maddesindeki “Birim” ifadesiyle en fazla Daire
Başkanlıklarının anlaşılması gerektiğidir.
YETKİLERİN GÜNCELLENMESİ:
Veri Giriş Görevlisinin telefon numarası, e-Posta adresi veya eşleştirilmiş olduğu birimin değişmesi (bu
durumda yeni görevlendirildiği birimde de Veri Giriş Görevlisi olması gerekir) durumlarında gerekli
düzeltmeler yine Yetki Yönetimi Ekranı üzerinden yapılacaktır.
Bilgileri değişen VGG’nin T.C. Kimlik Numarası ile yapılacak sorgulamada Yetki Yönetimi Ekranı ilgili
görevlinin önceki bilgileri ile dolu olarak açılacaktır. Açılacak bu sayfa üzerinde gerekli değişiklik yetkinin
ilk kez verilmesinde olduğu gibi yapılacak ve sayfanın altında bulunan “Güncelle” butonuna tıklanacaktır.
YETKİLERİN KALDIRILMASI:
Yetkinin kaldırılması işlemi de Yetki Yönetimi Ekranı üzerinden yapılacaktır.
Veri Giriş Görevlisinin her hangi bir sebeple artık veri giriş görevini yürütmeyeceği Sorumlu Koordinasyon
Birimine bildirildiğinde Veri Onay Görevlisi tarafından Yetki Yönetimi-Sorgulama Ekranı üzerinden T.C.
Kimlik Numarası ile sorgulama yapılacak ve açılacak Yetki Yönetimi Ekranının sağ alt köşesinde bulunan
“Yetkileri Kaldır” butonuna tıklanacaktır.
Yetkileri kaldırılan kişinin sadece birim eşleşmesi sistemden silinecektir. Bu durumda ilgili kişi artık
sisteme erişemeyecektir. Ancak aynı kişinin ileride tekrar VGG olma ihtimali düşünülerek önceki bilgileri
sistemde kayıtlı tutulacaktır (Telefon numarası ve e-Posta adresi). Aynı kişinin ileride tekrar VGG olması
durumunda T.C. Kimlik Numarası ile sorgulama yapıldığında Yetki Yönetimi Ekranı bu bilgiler ile dolu
olarak görüntülenecektir. Ancak bu kişiye tekrar yetki verilirken telefon numarası ve e-Posta adresinin
değişip değişmediği mutlaka kontrol edilmelidir.
ÖNEMLİ: Bir birim için asgari bir Veri Giriş Görevlisinin tanımlı olması gerekir. Bu nedenle tek bir Veri Giriş
Görevlisinin tanımlı olduğu birimlerde bu Veri Giriş Görevlisinin yetkisi yeni bir Veri Giriş Görevlisi
tanımlanmadan kaldırılamaz. Bu durumda öncelikle Yeni Veri Giriş Görevlisi sisteme tanımlanmalı ve
ancak bundan sonra önceki kişinin yetkisi kaldırılmalıdır.
14
HEVT KAYIT İŞLEMLERİ
Hizmet Envanteri Veri Tabanına hizmetlerin nasıl kaydedileceği ve kayıtlar yapılırken dikkat edilecek
hususlar aşağıda ayrıntılı olarak açıklanacaktır.
YENİ HİZMET EKLE
Her bir hizmet aşağıda ayrıntılı olarak açıklanacak 10 farklı ekranda yer alan sorular cevaplandırılarak
doldurulacaktır. Kayıt işlemi HEVT Giriş Ekranı içinde yer alan “Yeni Hizmet Ekle” butonuna tıklanarak
başlatılacaktır. Kayıt işlemi 10 uncu ekranda yer alan soruların da cevaplandırılması ile
tamamlanmaktadır. 10’uncu ekranda “Kaydet” butonu tıklandığında sistem otomatik olarak HEVT Giriş
Ekranına dönecektir. Bir sonraki kayıt, yine Giriş Ekranının ortasında bulunan “Yeni Hizmet Ekle” butonu
tıklanarak başlatılacaktır.
Yukarıda bahsi geçen 10 ekran aşağıda sırasıyla açıklanacaktır.
GENEL HİZMET BİLGİLERİ
Birinci ekranda sunulmakta olan hizmete ilişkin genel bilgiler sorulmaktadır. Bu bilgiler Standart Dosya
Planı Kodu, Hizmetin Adı, Hizmetin Tanımı, Hizmet Sunumunun Başlatılma Yöntemi ve başvurulu
hizmetler için Kimlerin Başvurabildiğidir.
Genel Hizmet Bilgileri ekranı şekil 11’de gösterilmiştir.
Şekil 11-Genel Hizmet Bilgileri Ekranı
Görüleceği üzere öncelikle ekranda Hizmeti Sağlayan Kurum ve Kurum Kodu alanları yer almaktadır.
Bunlar Veri Giriş Görevlileri yetkilendirilirken eşleştirildikleri birimin adı ve bu birime ait kurum
(haberleşme) kodudur.
Kurum Kodu:
2011/1 sayılı Başbakanlık Genelgesi gereğince oluşturulan Veri Giriş Görevlisinin eşleştirildiği birimin
Devlet Teşkilatı Veri Tabanı’nda (DTVT) yer alan kodudur.
Bu alan sistem tarafından otomatik olarak doldurulmaktadır. Veri Giriş Görevlilerinin bu alanda yazılı olan
kodu değiştirmeleri veya tamamen silmeleri mümkün değildir.
15
Bu alanda yazılı olan kod kaydedilmekte olan hizmetin sunulduğu kurumun ve bu kurumunun ilgili
biriminin tespit edilmesinde kullanılacağı ve kaydedilen hizmetlerin Veri Tabanında bu kodlar ile
eşleştirilerek tutulduğu için Veri Giriş Görevlilerinin tanımlanmış oldukları birimlerin hizmetleri dışında
farklı bir birimin hizmetlerini sisteme girmemeleri gerekir. Örneğin Strateji Geliştirme Başkanlığına
eşleştirilmiş bir Veri Giriş Görevlisinin aynı kurumun Teftiş Kurulu Başkanlığı tarafından sunulan hizmetleri
de sisteme girmesi durumunda Teftiş Kurulu tarafından sunulan hizmetin Strateji Geliştirme Başkanlığı
tarafından sunulduğu ya da Teftiş Kurulu tarafından herhangi bir hizmet sunulmadığı anlamı ortaya
çıkacaktır.
ÖNEMLİ: Kodun otomatik olarak gelmemesi durumunda İdareyi Geliştirme Başkanlığına, üstte yer alan
“Hizmeti sağlayan kurum” alanındaki birim adı ile örtüşmemesi durumunda da Sorumlu Koordinasyon
Birimindeki Veri Onay Görevlisine bildirilmesi gerekir.
Standart Dosya Planı Kodu:
Veri Giriş Görevlileri tarafından veri girişinin başlayacağı alandır.
Standart Dosya Planı (SDP) Kodu, kaydı yapılacak hizmetin 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi gereğince
belirlenmiş olması gereken dosya kodudur. Başka bir ifadeyle bu kod kaydı yapılacak hizmetin sunumu
sürecinde gönderilen resmi yazıların üzerindeki “Sayı” bölümünde bulunan kurum (haberleşme)
kodundan sonra, evrak kayıt numarasından önceki koddur.
Kodun ilk 3 hanesi ana dosya kodu, sonraki ikişer haneler kendinden bir önceki kodun alt detay kodlarıdır.
Kod toplam 9 haneden oluşmaktadır.
Hizmet SDP’de sadece ana dosya kodu düzeyinde tanımlanmış ise ilk üç hane, alt düzey kodlarda
kullanılmış ise tamamı bu alanda ayrılmış kutulara uygun şekilde yazılacaktır.
Kullanılmayan alt detay kodlar sistem tarafından otomatik olarak ‘0’ ile tamamlanmaktadır. Bunlar
silinmemelidir.
Standart Dosya Planlarında bir kod verilmemiş hizmetler için “Diğer” başlıklarıyla tanımlanan ’09’ veya
’99’ alt düzey kodları bu alanda kesinlikle kullanılmayacaktır. Bu tür hizmetler için uygun Ana Dosya
kodları tanımlanmış ise bu kodların altında bulunan boş alt düzey kodlar kullanılacaktır. Ancak
kaydedilecek hizmet, belirlenen Ana Dosya kodlarından hiçbirine uymuyor ise birimin sahip olduğu
Standart Dosya Planı Ana Dosya Kodu aralığında bulunan boş bir ana dosya kodu kullanılacaktır. Ancak bu
şekilde belirlenen yeni kodlar yazışmalarda kesinlikle kullanılmayacaktır. Bu kodlar sadece hizmet
envanteri için geçerli olacaktır.
Kurumların Standart Dosya Planlarında tanımlanan Hizmet Adlarının çok genel belirlendiği durumlarda
hizmet alt detaylara bölünerek HEVT’e ayrı ayrı kaydedilecektir. Bu durumda bölünerek detaylandırılan
hizmetler yukarıda açıklandığı gibi genel olarak belirlenen hizmete ait SDP kodunun alt düzey kodları
kullanılacaktır.
Ana hizmet birimlerinin Ana Hizmetleri için bu alanda girilecek kodlar birim ve kurum içinde mükerrerlik
oluşturmayacaktır. Bu nedenle SDP kodları kaydedilirken ve özellikle önceden tanımlanmamış bir SDP
kodu sisteme kaydedilirken birimlere tahsis edilen kod aralıklarına önemle dikkat edilmesi gerekmektedir.
Birinci alt düzey kodlar “00” bırakılarak ikinci düzey, birinci ve ikinci düzey alt konu kodu alanları “00”
bırakılarak üçüncü düzey doldurulmamalıdır.
16
ÖNEMLİ: Ana Hizmet Birimleri için Standart Dosya Planı Kodlarının hiç belirlenmediği kurumlarda tüm ana
hizmetler için bu alanda ‘999’ kodu kullanılacaktır.
Hizmetin Adı:
Bu alanda sunulan hizmetlere kısa, net ve anlaşılır birer ad verilecektir.
Belirlenecek adlar normal bir vatandaşın okuduğunda anlayabileceği şekilde açık olmalıdır.
Hizmet adları kesinlikle bir hüküm bildirecektir. Örneğin sadece “Kitap” şeklinde bir hizmet adı
olmayacaktır. Bunun yerine “Kitap Basımı” şeklinde açıkça yazılacaktır.
Bu alanda kullanılacak kelimelerin hiçbirinde kısaltma yapılamaz. Kelimeler tam ve açık olarak yazılır, eğer
genel kabul görmüş bir kısaltma kullanılacaksa bu ancak öncelikle kelimenin açık yazımından sonra
parantez içinde yazılabilir.
Hizmet adında yabancı dilde ifadeler kullanılacaksa bunlar öncelikle Türkçe anlamları yazıldıktan sonra
parantez içine yazılabilir.
Hizmet Adlarının Sonunda Nokta (.) işareti konulmayacaktır.
Hizmetin adı çok genel bir ifade olmayacaktır. Örneğin ‘Yapı Ruhsatı İşlemleri’ gibi bir hizmet adı belirlenip
bunun içine Ruhsatın düzenlenmesi, ruhsat süresi içerisinde adres değişikliği talebi, ruhsatın gerektiğinde
iptal edilmesi gibi Yapı Ruhsatına İlişkin tüm hususlar genelleştirilerek tek bir hizmet olarak
yazılmayacaktır. Bunların hepsi ayrı hizmetler olarak girilecektir.
Hizmetlerin detaylandırılması veya genelleştirilmesinde yani kısaca bir hizmetin ne olduğu belirlenirken
öncelikle sunulma süreçleri göz önünde bulundurulacaktır. Süreçlerinde farklılık olan hizmetler
genelleştirilerek tek bir hizmet adı altında yazılamaz. Örneğin bir hizmet vatandaşlara sunulurken farklı,
özel sektör kuruluşlarına sunulurken farklı kurum içi veya kurum dışı yazışmalar yapılıyor ise veya paraf
listelerinde değişiklik oluyor ise veya mevzuatta farklı tamamlanma süreleri öngörülmüş ise bunlar ayrı
hizmetler olarak yazılacaktır. Aynı şekilde mevzuat dayanaklarında açıkça farklılık olan hizmetler
genelleştirilemez. Örneğin Limited Şirketlerin kuruluş işlemleri ile Anonim Şirketlerin kuruluş işlemleri tek
bir hizmet adı altında birleştirilemez.
Hizmetler her idare biriminin kendi içinde yürüttüğü süreçleri kapsayacak şekilde adlandırılacaktır. Yani
bir hizmetin sunumu tamamlanana kadar aynı kurum içinde birden fazla farklı birim veya farklı kurum
sürece dahil oluyor ise diğer birimler veya kurumlardaki süreçleri de içerecek şekilde genel bir ad
verilmeyecektir. Bu tür hizmetlerde sürece dahil olan her bir birim/kurum sürecin sadece kendisine ait
kısmını kaydedecektir. Bu nedenle de sadece sürecin ilgili kısmı değerlendirilerek adlandırılacaktır.
Örneğin müşterek kararname ile yapılan atamalarda sürece birden fazla kurum dahil olmaktadır. Bu
nedenle atamanın resmi gazetede yayımlanmasına ilişkin hizmet kaydedilirken Başbakanlık Mevzuatı
Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğünde “Kurumlara Müşterek Kararname İle Atama Yapılması” şeklinde
bir hizmet girilemez. Genel Müdürlüğün sadece kararnameyi resmi gazetede yayımlıyor olması nedeniyle
HEVT’e girilecek hizmet adı “Müşterek Kararname İle Yapılan Atamaların Resmi Gazetede Yayımlanması”
şeklinde olacaktır.
Hizmet adlarının belirlenmesinde kurumlarda kullanılan Standart Dosya Planlarında tanımlanan hizmet
adlarından yararlanılabilir. Ancak bir hizmet adı olarak kabul edilemeyecek SDP konu adları envantere
yazılmayacaktır. Örneğin toplantı yapılması tek başına bir hizmet değildir bu yüzden SDP’de bu şekilde bir
konu adı belirlenmiş olsa bile HEVT’e “Toplantı Yapılması” şeklinde bir hizmet girilemez.
17
Hizmet adlarının tam ve anlaşılır olması için SDP’de belirlenen teknik, hukuki vb. ifadeleri içeren konu
adları aynen yazılmayacaktır. Örneğin Standart Dosya Planında “XXXX Sayılı Kanun Kapsamında Yapılan
İşlemler” şeklinde bir konu adı tanımlanmış ise bu bir hizmet adı olarak aynen HEVT’e girilemez. Bu
hizmet normal bir vatandaşın okuduğunda anlayabileceği şekilde açıkça adlandırılacaktır.
Standart Dosya Planlarında aynı ana dosya kodu altında belirlenen konu adları HEVT’e ayrı ayrı
kaydedileceği için her bir konu adı diğerlerinden ve ana dosya kodunda tanımlanan konu adından
bağımsız olacak şekilde adlandırılmalıdır. Örneğin 320 ana dosya kodunda “Danışmanlık Yapılması”
tanımlanmış ve alt düzey kodlarda “01” Vatandaşlar, “02” Şirketler yer alıyor ise HEVT’e iki farklı hizmet
kaydı yapılacaktır. Birincisi 320010000 koduyla “Vatandaşlara Danışmanlık Yapılması”, diğeri 320020000
Şirketlere Danışmanlık Yapılmasıdır. Yani 320000000 Danışmanlık Yapılması, 32001000000 Vatandaşlara,
320020000 Şirketlere şeklindi üç ayrı hizmet kaydı yapılarak bunların envanter tablosunda alt alta
geleceği için ne olduklarının tam olarak anlaşılacağı düşünülmemelidir. Çünkü hizmetler tablolarda alt alta
listelenecek olsa bile ayrı ayrı görüntülenecek şekilde de sorgulanacaktır. Bu nedenle “320010000
Vatandaşlara” şeklinde bir hizmet kaydı kendi başına bir hüküm ifade etmeyecektir.
Hizmet adı olarak ‘Diğer İşler’, ‘Diğer Faaliyetler’ gibi ifadeler kesinlikle girilemez. Bu şekilde kastedilmek
istenen hizmetler ayrı ayrı birer hizmet olarak tam ve anlaşılır adlarla sisteme girilecektir.
Hizmetin Tanımı:
Bu alanda, üstte adlandırılan hizmetin mahiyetini tam olarak ortaya koyacak bir tanım yapılacaktır.
Tanım yapılırken kelimeler tam ve açık olarak yazılacak, her hangi bir kısaltma yapılmayacaktır. Ancak
genel kabul görmüş, hatta açık yazımına göre kısaltmanın daha yaygın bilindiği durumlarda kısaltma ancak
öncelikle kelimenin tam ve açık yazımından sonra parantez içerisinde yapılabilir.
Hizmetlerin tanımı açık yazılmalı, anlatım bozukluğu olmamalıdır.
Tanım yapılırken yabancı dilde kelimeler kullanılacaksa bunlar ancak öncelikle Türkçe anlamı yazıldıktan
sonra parantez içerisinde yazılabilir.
Bu alanda hizmete başvurularda aranan şartlar gibi tanım dışı herhangi bir şey yazılmayacaktır.
Mevzuatta söz konusu hizmetin bir tanımı var ise bu aynen veya geliştirilerek yazılabilir. Ancak bu
bölümde ilgili mevzuatın adı verilerek, “… sayılı Kanun kapsamında özel sektör kuruluşlarına verilen …
iznidir” gibi mevzuatlara atıf yapılmayacaktır.
Özellikle teknik ve uzmanlık gerektiren hizmetlerde tanım tam ve anlaşılır yazılmalıdır.
Hizmet Adı ve Tanımı Alanlarında Uyulacak Ortak Kurallar
– Tamamı BÜYÜK harflerle yazılmayacaktır.
– Mevzuat adı, numarası ve madde numarası yazılmayacaktır.
– “Bu hizmet kapsamında” gibi başlangıç ifadeleri kullanılmayacaktır.
– Hizmetin adı ile tanımı bire bir aynı olmayacak, mutlaka Hizmet Tanımı daha ayrıntılı yazılacaktır.
– Kelimeler arasında mutlaka bir karakter boşluk bırakılacaktır.
18
Hizmet Sunumu Nasıl Başlıyor:
Hizmet sunumunun nasıl başlatıldığı bu alanda yer alan aşağıda şekil 12’de gösterilen listeden seçilecektir.
Şekil 12-Hizmet Sunumun Başlatılma Yöntemi
Hizmetlerin Sunumu ya bir başvuru ile ya da resen kurumların inisiyatifiyle başlatılmaktadır. Bazı
hizmetlerde ise bu seçeneklerden her ikisi birden hizmet sunumunun başlatılmasında geçerli
olabilmektedir.
Kaydı yapılan hizmetin sunumu için mutlaka bir başvuru gerekiyor ise listede yer alan “Sadece
Başvuruyla” ifadesi seçilecektir. Örneğin Lisans alımlarında Vatandaş veya Özel Sektör tarafından mutlaka
bir başvuru yapılması gerekir.
Doğrudan ilgili kurumun/birimin inisiyatifiyle başlatılan, yani başvuru yapılamayan hizmetler için “Sadece
Resen” ifadesi seçilecektir. Örneğin mevzuat değişikliklerinin hazırlanması resen yapılan bir hizmettir.
Mevzuatta değişiklik yapılmasına yönelik bir ihtiyacın doğmasıyla, kurumlar kendiliğinden gerekli
çalışmaları yapmaktadır. Ancak Kurumlar tarafından resen hazırlanan değişiklikler, kanunlar için Kanunlar
Kararlar Genel Müdürlüğüne, Yönetmelikler için Mevzuatı Geliştirme ve Yayın Genel Müdürlüğüne
gönderilir. Bu durum söz konusu Genel Müdürlüklerin hizmetlerini bir başvuru ile yaptıklarını
göstermektedir. Çünkü Kanunlar Kararlar Genel Müdürlüğünün bir tasarıyı işleme koyabilmesi için
tasarının hazırlandığı kurum tarafından teklif edilmesi gerekmektedir. Ancak diğer kurumlar için mevzuat
tekliflerinin hazırlanması tamamen Resen yapılan bir hizmettir.
Piyasa Denetimi gibi bazı hizmetler ise ‘Hem Resen Hem de Başvuruyla’ sunulan hizmetler kapsamına
girmektedir. Çünkü denetim hizmetleri ilgili kurumların mevzuat gereğince kendiliğinden yapabildikleri bir
hizmet olduğu gibi şikâyet dilekçelerinin verilmesi ile vatandaşlar tarafından da talep edilebilmektedir. Bu
nedenle Teftiş, Denetim veya niteliği gereği bu türdeki diğer hizmetler için listeden ‘Hem Resen hem de
Başvuruyla’ ifadesi seçilecektir.
Koordinasyon hizmetlerinde “Hizmet Sunumu Nasıl Başlıyor” alanı standart olarak “Hem Resen Hem
Başvuruyla” seçilmelidir. (Bu durumda HEVT uygulaması 5 inci ekranda başvurularda istenen belgeler
bölümünde Resmi Yazı *Üst Yazı+ belgesinin seçilmiş olması zorunludur)
Sadece Resen Sunulan hizmetler için “Hizmet Sunumu Nasıl Başlıyor” sorusunun cevaplandırılması ile
Genel Hizmet Bilgilerinin bulunduğu birinci ekranda yer alan sorular tamamlanmaktadır. İlerle Butonuna
tıklanarak ikinci ekrana geçilecektir. Ancak “Hizmet Sunumu Nasıl Başlıyor” sorusunda “Sadece
Başvuruyla” veya “Hem Resen Hem Başvuruyla” ifadesi seçilen hizmetler için alt tarafta “Hizmete Kimler
Başvurabiliyor” sorusu açılacaktır.
Hizmete Kimler Başvurabiliyor:
Hizmetin sunumu için başvuru yapılıyor/yapılabiliyor olması nedeniyle bu başvuruyu kimlerin yapabildiği
bu alanda yer alan aşağıda şekil 13’te gösterilen listeden seçilecektir.
19
Şekil 13-Hizmete Başvuranlar Listesi
Bu alanda birden fazla seçenek aynı anda seçilebilmektedir.
Bu soru cevaplandırılırken her kurum kendisine başvuruyu kimin yaptığını belirtecektir. Bu nedenle
hizmetten kimin yararlandığı düşünülmeksizin Dosyanın/Resmi Yazının/Başvuru Formunun kimin
tarafından verildiği, nereden gönderildiği bu alanda seçilecektir. Örneğin başvurular taşra birimlerine
yapılıyor, taşra birimleri de bu başvuruyu merkeze gönderiyor ise, taşra birimleri tarafından girilen hizmet
kayıtlarında bu alanda “vatandaş” ifadesi, merkez birimlerinin hizmet kayıtlarında ise “Kurumun Diğer
Birimleri” ifadesi seçilecektir (Ancak her iki kayıt içinde üçüncü ekranda yer alan kimler yararlanıyor
sorusunun cevabı Vatandaş olacaktır).
Raporlar bölümünde oluşacak olan Hizmet Standartları Tablosunda yer alacak hizmetler bu sorunun
cevabına göre tespit edilmektedir. Bu nedenle sorunun tam ve doğru olarak cevaplanması gerekmektedir.
Eğer bu soruda Vatandaş ve/veya Özel Sektör ve/veya Sivil Toplum Kuruluşları ibarelerinden en az biri
seçilirse söz konusu hizmet, kurumun Hizmet Standartları Tablosuna otomatik olarak eklenmektedir.
“Sadece Başvuruyla” veya “Hem Resen Hem Başvuruyla” sunulan hizmetler içinde bu sorunun
cevaplandırılmasıyla Genel Hizmet Bilgilerinin bulunduğu birinci ekranda yer alan soru alanları
tamamlanmaktadır. “İlerle” butonuna tıklanarak ikinci ekrana geçilecektir.
20
HİZMETİN DAYANDIĞI MEVZUATLAR
İkinci ekranda, kaydedilmekte olan hizmetin sunumunda ilgili idareye doğrudan YETKİ, GÖREV veya
SORUMLULUĞUN verildiği mevzuat girilecektir. Ekran görüntüsü aşağıda şekil 14’te gösterilmiştir.
Şekil 14-Hizmetin Dayandığı Mevzuatlar Ekranı
Mevzuat Adı:
Hizmetin sunumunda ilgili idareye doğrudan yetki, görev veya sorumluluğun verildiği Kanun, Kanun
Hükmünde Kararname, Tüzük, Bakanlar Kurulu Yönetmelikleri, Resmi Gazetede Yayımlanan ve
yayımlanmayan diğer mevzuatların adı bu alanda girilecektir.
Resmi Gazetede yayımlanan (Başbakanlık Mevzuat Bilgi Sisteminde yer alan) mevzuatların tamamı kırmızı
çizgiyle gösterilen ‘Mevzuat Ara’ ifadesi tıklanarak açılacak şekil 15’te gösterilen ekrandan aratılarak
seçilecektir.
Şekil 15-Mevzuat Arama Ekranı
Mevzuat Arama ekranında, ilgili mevzuatın adı, numarası gibi kriterler girilerek mevzuat araması
yapılacaktır. Yapılacak arama sonuçları aşağıda şekil 16’da gösterildiği gibi listelenmektedir. Listelenen
sonuçlar içerisinden aranan mevzuat sağ tarafta yer alan “Seç” ifadesi tıklanarak seçilecektir. Mevzuat adı
alanı kullanılarak yapılacak aramalarda ilgili mevzuatın tüm adının yazılmasına gerek yoktur. İlgili
mevzuatın adında yer alan bazı kelimeler seçilerek arama yapılabilir. Hatta mevzuatın tüm adının
yazılmasında yanlışlık yapılma ihtimali daha yüksek olduğu için daha az sayıda kelime ile arama yapılması
süreci hızlandıracaktır.
21
Şekil 16-Mevzuat Arama Sonuç Listesi
Mevzuat Bilgi Sisteminde yer almayan yönetmelik veya diğer ikincil mevzuat ile Yönetim Kurulu kararları
‘Mevzuat Ara’ ifadesine tıklandığında açılacak Mevzuat Arama Ekranı kapatılarak ‘Mevzuat Ara’ ifadesinin
altında bulunan şekil 17’de gösterilen yazma alanına elle yazılacaktır.
Şekil 17-Mevzuat Elle Yazma Alanı
Elle yazılacak mevzuatlar için bu alanda ilgili mevzuatın tarihi, sayısı ve türünün özellikle yazılması
gerekmektedir.
Sunulan Hizmete ilişkin doğrudan, açık ve net bir hüküm bildiren her hangi bir yasal dayanağın
bulunmaması durumunda söz konusu hizmetin ilgili idare tarafından sunulmasına dayanak
oluşturan/oluşturabilecek GENEL/ÇERÇEVE mevzuat hükmü yazılacaktır. Ancak açık ve net bir hüküm
bildiren mevzuat dayanağının bulunması durumunda asla GENEL/ÇERÇEVE mevzuat hükümleri bu alana
yazılmayacaktır.
ÖNEMLİ: Bu ekranda Mevzuat adı alanı “Teamülen”, madde numarası alanı “Yok” şeklinde
doldurulmayacaktır. (Not Klavuzun ilk Versiyonuna göre bu ekranda Teamülen yazılması mümkünken,
gelen kayıtlar üzerinde yapılan incelemelerde bu hususun uygun olmadığı görüldüğü için kural
değişikliğine gidilmek zorunda kalınmıştır.)
ÖNEMLİ: Resmi Gazetede yayımlanan mevzuatlar Başbakanlık Mevzuat Bilgi Sistemi üzerinden yapılan
sorgulamayla listelenmektedir. İdareyi Geliştirme Başkanlığının Mevzuat Bilgi Sistemi üzerinde işletim
yetkisi yoktur. Bu nedenle Resmi Gazetede yayımlanmamış mevzuatlar sisteme eklenmesi amacıyla
İGB’ye bildirilmemelidir. Bu sistemde sadece Resmi Gazetede yayımlanan ve yürürlükte bulunan
mevzuatlar yer almaktadır.
Mevzuat No:
Bu bölüm “Mevzuat Arama Ekranından” aratılarak seçilen mevzuatlar için sistem tarafından otomatik
olarak doldurulmaktadır.
Resmi Gazetede yayımlanmayan mevzuatların yazılmasında “Mevzuat Ara bölümü” kullanılmayacağı için
bu alan da boş bırakılacaktır.
ÖNEMLİ: Bu alan hiçbir şekilde elle doldurulmayacaktır.
22
Madde No:
Mevzuat Adı alanında belirtilen mevzuattaki idareye yetki, görev veya sorumluluğun verildiği madde
numarası yazılacaktır.
Mevzuatın tamamının hizmetin yasal dayanağı olduğu şeklinde bir iddia ile bu alana ‘Tümü’ ifadesi
yazılamaz. Örneğin Teftiş Kurullarının ‘Ön İnceleme’ hizmetlerinde mevzuat adı bölümünde “Türk Ceza
Kanunu” yazılması durumunda madde numarası bölümüne ‘Tümü’ ifadesi yazılamaz. Sadece ön inceleme
hususunda yetki, görev veya sorumluluğun verildiği ilgili madde numarası yazılacaktır.
Birden fazla madde numarası yazılmak istenirse her bir madde numarasının arasına virgül (,) konulduktan
sonra bir boşluk bırakılarak diğer madde numaraları yazılabilir.
Mevzuatın klasik numaralandırma sisteminden farklı olarak numaralandırılması durumunda (Örneğin
1.5.1 gibi) madde numarası aynen mevzuatta yer aldığı şekilde yazılacaktır.
ÖNEMLİ: Resmi Gazetede yayımlanmayan mevzuatın maddelerden oluşmaması (sadece paragraflardan
oluşan düz metin olması) veya hizmetin herhangi bir yasal dayanağının olmaması durumunda (bu
durumda mevzuat adı bölümüne “Teamülen” yazılacaktı) bu alana “Yok” yazılacaktır.
Fıkra/Bent/Alt Bent:
Yukarıda girilen mevzuatta idareye yetki, görev veya sorumluluğun verildiği fıkra numarası, bent ve alt
bentler bu alanda yazılacaktır.
Tek paragraflık maddelerde fıkra numarası “1” olarak girilecektir. Birden fazla paragrafı olan maddeler için
her paragraf ayrı bir fıkrayı oluşturmaktadır, bu durumda ilgili maddenin paragrafı kaçıncı sıradaysa bu
tespit edilerek yazılacaktır.
Bu alanda sadece Nümerik ifadeler yazılacaktır.
Paragraflar arasına giren alfabetik veya sıra numaralı ifadeler Bent olarak, bunların da altlarında yer
alabilecek alfabetik veya sıra numaralı ifadeler Alt Bent olarak yazılacaktır.
Bir üstte yer alan Madde Numarası alanında birden fazla madde numarası yazıldıysa bu ve bundan sonraki
alanlar boş bırakılacaktır. Aksi halde buraya yazılacak fıkra numarası yukarıya yazılan maddelerden
hangisine ait olduğu belirlenemeyecektir. Ancak fıkra numarasının mutlaka yazılması gereken durumlarda
Madde Numarası bölümüne yazılacak her bir madde numarası için bu sayfa baştan itibaren ayrı ayrı
doldurulması ve bunların ayrı ayrı sisteme eklenmesi gerekmektedir.
ÖNEMLİ: Bent ve Alt Bentlerin fıkra hesaplamasını bozmamasına dikkat edilmelidir.
GİRİLEN MEVZUAT BİLGİLERİNİN KAYDEDİLMESİ:
Bu ekranda yer alan soruların tamamı cevaplandırıldığında ekranın sağ alt tarafında yer alan “Mevzuat
Ekle” butonu tıklanarak sayfanın alt tarafında içerisinde girilen yukarıda verilen cevapların yer alacağı
“Mevzuat Dayanakları Tablosu”nun oluşması sağlanmalıdır. Oluşması gereken tablo aşağıda şekil 18’de
gösterilmiştir.
23
Şekil 18-Mevzuat Dayanakları Tablosu
İdareye verilen yetki, görev ve sorumluluğun birden fazla mevzuatta düzenlenmesi halinde bu mevzuatın
tümü ayrı ayrı yazılacaktır. Bu durumda girilen ilk mevzuat bilgilerinin Mevzuat Dayanakları Tablosuna
kaydedilmesinden sonra diğer mevzuat bilgileri de baştan itibaren aynı şekilde bu ekranda yer alan
soruların tamamı cevaplandırılarak “Mevzuat Ekle” butonu aracılığıyla alttaki tabloya eklenecektir.
Tüm mevzuat dayanakları girildikten sonra “ilerle” butonuna tıklanarak üçüncü ekrana geçilecektir.
ÖNEMLİ: Bu ekranda tek bir yasal dayanak girilecek olsa bile Mevzuat Ekle butonuna tıklanarak “Mevzuat
Dayanakları Tablosu” oluşturulacaktır. Aksi halde girilen mevzuat bilgileri sisteme işlenmeyecektir.
24
HİZMETTEN YARARLANANLAR
Bu ekranda, sunulan hizmetten doğrudan yararlananların kimler olduğu bilgisi girilecektir. Ekran
görüntüsü aşağıda şekil 19’da gösterilmiştir.
Şekil 19-Hizmetten Yararlananlar Ekranı
Hizmetten yararlananlar başvurulu hizmetlerde genel olarak (istisnai durumlar bulunabilir) ilk başvuruyu
yapanlardır. Ancak birinci ekranda yer alan “Kimler Başvurabilir” sorusu için yapılan açıklamalardan
hatırlanacağı üzere seri olarak bir birine bağlanan süreç adımlarının tamamı için bu bölümde ilk başvuruyu
yapan, hizmetten yararlanan olarak kabul edilecektir. Örneğin taşra birimlerinin vatandaşlardan
başvuruyu aldıktan sonra söz konusu hizmet sunumunun tamamlanması için dosyayı kurumun/kuruluşun
merkezine gönderiyor ise birinci ekranda yer alan Kimler Başvurabilir sorusunun cevabı taşra birimi için
“Vatandaş” iken, merkezde bulunan birim için “Kurumun Diğer Birimleri”dir. Ancak bu iki hizmet kaydı
içinde Hizmetten Yararlananlar ekranında “Vatandaş” ifadesi seçilecektir.
Başvurulu olmayan hizmetlerde, sadece sunulan hizmetten doğrudan faydalanan kesim belirtilecektir.
Birden fazla kesim, sunulan hizmetten aynı anda yararlanıyorsa bunların hepsi listede yer alan ifadeler
arasından seçilecektir.
Hizmete Kimler Başvurabiliyor sorusu yanıtlanırken ‘Vatandaş’ ifadesi seçilmişse bu bölümde de
‘vatandaş’ ifadesinin, ‘özel sektör’ ifadesi seçilmişse bu bölümde de ‘özel sektör’ ifadesinin seçilmesi
zorunludur.
Hizmetten yararlananlar listede yer alan ifadelere göre daha sınırlı bir kesimi kapsıyorsa öncelikle listede
yer alan genel ifade seçildikten sonra sınırlı alt kesim “Diğer” bölümüne elle yazılarak ayrıca belirtilebilir.
Örneğin hizmetten yararlananlar öğrenciler gibi sınırlı bir kesimi oluşturuyorsa üstte ‘Vatandaş’ ifadesi
seçildikten sonra ‘Diğer’ bölümüne öğrenciler ifadesi elle yazılabilir.
Eğer hizmet ‘Resen’ sunulan bir hizmet ise yine bu alanda hizmetten yararlananlar belirtilecektir. Örneğin
belediyelerin “Çöp Toplama Hizmeti” için bu ekranda “Vatandaş” ifadesi seçilecektir.
Hizmetten yararlananlar tam olarak belirtildikten sonra “İlerle” butonuna tıklanarak dördüncü ekrana
geçilecektir.
25
HİZMETİ SUNMAKLA GÖREVLİ KURUMLAR
Bu ekranda hizmeti sunmakla görevli birimin adı yer almaktadır. Ekran görüntüsü şekil 20’de
gösterilmiştir.
Şekil 20-Hizmeti Sunmakla Görevli Kurumlar
Hizmeti sunmakla görevli birimin adı sistem tarafından otomatik olarak doldurulmaktadır.
Bu ekranda cevaplandırılacak bir soru yoktur. Bu nedenle doğrudan “ilerle” butonuna tıklanarak beşinci
ekrana geçilecektir.
ÖNEMLİ: Bu alanda belirtilen birim adında bir yanlışlık olması veya bu alanın boş gelmesi halinde durum
İdareyi Geliştirme Başkanlığına bildirilecektir.
26
BASVURUDA ISTENEN BELGELER
Başvuru neticesinde sunulan hizmetler için başvuru sahiplerinden talep edilen belgeler bu ekrandan
girilecektir.
Resen sunulan hizmetlere başvuru yapılmadığı, bu yüzdende her hangi bir belge talebi söz konusu
olmayacağı için bu ekran şekil 21’de gösterildiği gibi boş gelecektir. Bu durumda sadece ekranın sağ alt
köşesinde bulunan “İlerle” butonuna tıklanarak altıncı ekrana geçilecektir.
Şekil 21-Resen Sunulan Hizmetler İçin Başvuru İstenen Belgeler Ekranı
Başvuru neticesinde sunulan hizmetler için açılacak ekran görüntüsü ise şekil 22’de görüldüğü gibi
olacaktır.
Şekil 22-Başvurulu Hizmetler İçin Başvuruda İstenen Belgeler Ekranı
Belge Adı:
Hizmetlere başvuru esnasında, başvuru sahibinden (vatandaş, özel sektör, kamu kurumları) talep edilen
belgeler bu alandan tek tek seçilecektir. Her bir belge için bu ekranda yer alan sorular ayrı ayrı
doldurularak kaydedilecektir.
Başvuruda istenen belgeler arasında birbirine alternatif olan belgeler bulunuyor ise (yani biri diğerinin
yerine kabul edilebilen belgeler) bunlardan ilki listeden seçildikten sonra altta yer alan “veya” ifadesine
tıklanarak şekil 23’te gösterildiği gibi açılacak listeden ikinci belge adı seçilecektir. İkiden fazla olması
durumunda bu işlem alternatif belgeler tamamlanana kadar sürdürülür. Örneğin kimlik bilgilerinin
ispatlanması için Nüfus Cüzdanı, Sürücü Belgesi veya Pasaportun gösterilmesi gerekiyorsa bunlar tek tek
aynı kayıtta “veya” ifadeleri tıklanarak açılacak listelerden ayrı ayrı seçilecek ve tek seferde kayıt
yapılacaktır.
27
Şekil 23-Alternatif Belgelerin seçileceği Liste
Hizmet Envanteri Çalışması kapsamında kamuda istenen belgeler ve düzenlenen belgelerin adlarında
standartlaştırma çalışması da yapılmaktadır. Bu nedenle bu ekrandan elle belge adı yazılması
engellenmiştir. Öncelikle listede istenen belge adının bulunup bulunmadığı kontrol edilecektir. Eğer
istenen belgenin adı listede bulunmuyor ise tam olarak bir belge adı olacak şekilde İGB’ye bildirilecektir.
Listede aynı belgenin farklı isimler ile birden fazla yazılmış olduğu tespit edilirse bu durumun mutlaka
İdareyi Geliştirme Başkanlığına bildirilmesi gerekmektedir.
Tablolarda Görünmesini İstediğiniz İfade:
Üstte seçilen belge adının tablolarda aynen görünmesi yeterli olmuyorsa Örneğin Adli Sicil Beyanı
ifadesinin tabloda görünmesi yerine ‘kurucu ortakların adli sicil beyanı’ ifadesinin görünmesi istenirse
Belge Adı bölümünden Adli Sicil Beyanı seçildikten sonra “Tablolarda Görünmesini İstediğiniz İfade”
alanına “Kurucu Ortakların Adli Sicil Beyanı” yazılacaktır. Bir başka örnekle üstte Fotoğraf ifadesi seçtikten
sonra altta yer alan “Tablolarda Görünmesini İstediğiniz İfade” alanına “4 Adet Fotoğraf” yazılabilir.
Üstte seçilen belge adının yeterli olması durumunda bu alan tamamen boş bırakılacaktır.
Eğer sadece ‘belge adı’ listeden seçilip, ‘Tablolarda görünecek ifade’ alanı boş bırakılırsa Envanter
Tablosunda seçmiş olduğunuz belge adları; ‘Tablolarda Görünmesini İstediğiniz İfade’ alanı doldurulursa
bu alana yazdığınız ifade görüntülenecektir.
ÖNEMLİ: ‘Tablolarda Görünmesini İstediğiniz İfade’ alanı doldurulduğunda Envanter tablolarında sadece
bu alana yazılan ifadenin görüntülenecek olması nedeniyle bu ifadenin içerisinde yukarıdan seçilen belge
adının da aynen yazılması gerekmektedir. Örneğin üstten fotoğraf seçildikten sonra Tablolardan
Görünmesini istediğiniz ifade kısmında sadece “4 adet” yazılırsa, envanter tablosunda sadece “4 adet”
ifadesi görüntülenecek, neyin 4 adet olduğu anlaşılamayacaktır.
Mevzuat Ara:
Belgelerin hangi mevzuata göre talep edildiği bu alanda kaydedilecektir.
Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren mevzuat isimleri ‘Mevzuat Ara’ ifadesine tıklandığında
açılacak şekil 24’de gösterilen ekrandan aratılarak seçilecektir.
Şekil 24- Talep Edilen Belgeler Seçileceği Ekran
28
Talep edilen belgelerin yer aldığı mevzuat dayanağı Resmi Gazetede yayınlanmamış (Başbakanlık Mevzuat
Bilgi Sisteminde yer almıyor) ise “Mevzuat Arama Ekranı” kapatılarak “Mevzuat Ara” ifadesinin altında
açılmış olan yazma alanına elle yazılacaktır.
Bu alanda yazılacak mevzuatta belge adının açık ve net bir şekilde yazılı olması gerekir. Talep edilen
belgeler doğrudan her hangi bir mevzuatta yer almıyor ise “Mevzuat Arama Ekranı” kapatılarak “Mevzuat
Ara” ifadesinin altında açılmış olan yazma alanına elle “Teamülen” yazılacaktır.
ÖNEMLİ: Bu alana belge adlarının açıkça yer almadığı mevzuatlar ve/veya mevzuat madde numaraları
kesinlikle yazılmayacaktır.
Mevzuat No:
Bu alan Mevzuat Arama Ekranından aratılarak seçilen mevzuatlar için otomatik olarak sistem tarafından
doldurulmaktadır.
ÖNEMLİ: Bu alan kesinlikle elle doldurulmayacaktır.
Mevzuat Madde No:
Bu alanda talep edilen belgenin mevzuat yasal dayanağındaki doğrudan ilgili madde numarası yazılacaktır.
Mevzuat dayanağı bulunmayan belgeler için “Mevzuat Adı” alanında teamülen yazılacağı için bu alanda
da “Yok” ifadesi yazılacaktır.
Mevzuat Kaydetme/Ekleme:
Mevzuat bilgileri girildikten sonra ‘Mevzuat Ekle’ butonuna tıklanarak şekil 25’te gösterildiği gibi tablonun
oluşturulması sağlanacaktır.
Şekil 25- Mevzuat Tablosu
Tablo oluştuktan sonra aynı belgeye ilişkin birden fazla mevzuat düzenlemesi varsa bu mevzuat bilgiler de
aynı yöntemle girilerek mevzuat ekle butonu tıklanarak Mevzuat tablosunda yer alması sağlanacaktır.
Ancak tek bir mevzuat dayanağı olsa bile “Mevzuat Ekle” butonuna tıklanarak söz konusu tablo
oluşturulacaktır.
BELGE KAYDETME/EKLEME:
Başvuruda istenen belgeye ilişkin ekranda yer alan alanlar doldurulduktan sonra ekranın sağ alt köşesinde
yer alan “Belge Ekle” butonuna tıklanarak şekil 26’da görüldüğü gibi Talep Edilen Belgeler Tablosu
oluşturulacaktır.
29
Şekil 26-Talep Edilen Belgeler Tablosu
İlk belgeye ilişkin bilgilerin “Talep Edilen Belgeler Tablosunda” oluşması sağlandıktan sonra başvuruda
istenen diğer belgeler de aynı yöntemle girilecektir.
Mevzuat alanında oluşturulan tablo başvuruda istenen diğer belgeler için de aynen geçerli olabileceği
düşüncesi ile muhafaza edilmiştir. Tabloda yer alan mevzuat bilgileri diğer belgeler için de aynen geçerli
ise bu alanın tekrar doldurulması gerekmemektedir. Eğer aynı hizmete ilişkin girilmekte olan diğer
belgelerde mevzuat bilgileri değişiyor ise bu alanda ilk belgeye ilişkin tutulan kayıt silinerek yeni mevzuat
bilgileri girilecektir.
Başvuruda istenen tüm belgelerin sayfanın altında oluşan “Talep Edilen Belgeler Tablosunda” yer alması
sağlandıktan sonra “İlerle” butonuna tıklanarak altıncı ekrana geçilecektir.
ÖNEMLİ: Bu ekranda her bir belge için dayanak mevzuat ayrı ayrı sorulmaktadır. Girilen mevzuat ve
madde numaralarının doğruluğu söz konusu mevzuata bakılarak kontrol edilecektir. Belgenin dayanağı
olarak gösterilen mevzuatın ilgili maddesinde açık bir şekilde belge adının yazıyor olması gerekir. Açık açık
belge adı gösterilen mevzuatın ilgili maddesinde yazmıyor ise doğru mevzuatın kaydedilmesi veya açık
açık hiçbir mevzuatta yazmıyor ise Teamülen yazılacaktır.
ÖNEMLİ: Birbirine alternatif olmayan belgelerin tamamı ayrı satırlarda olacak şekilde Veya’lı listeler
kullanılarak kaydedilmeyecektir.
ÖNEMLİ: Birinci ekranda “Hizmete Kimler Başvurabiliyor” alanında nelerin seçildiği, bu ekranda girilen
belgeleri incelerken tekrar kontrol edilmelidir. Eğer kimler başvurabiliyor alanında hizmete Diğer kamu
kurumları veya kurumun diğer birimleri başvuruyor şeklinde seçilmiş ise Başvuruda istenen belgeler
ekranında “Resmi Yazı (Üst Yazı), bunların dışındakiler başvuruyor diye seçilmiş ise “Dilekçe” veya
“Başvuru Formu” vb bir belgenin seçilmiş olması gerekmektedir.
ÖNEMLİ: Resmi Yazı (Üst Yazı) belgesi sadece kamu kurumları için seçilecektir. Özel sektörün
başvurularında kullanılan yazıların Resmi Yazı olmadığı için “Dilekçe” olarak seçilmesi gerekmektedir.
ÖNEMLİ: Elektronik ortamdan alınan başvurular için başvuruda istenen belgeler bölümünde mutlaka
“Başvuru Formu (Elektronik)” belge adının seçilmesi gerekir.
30
İLK BAŞVURU MAKAMI
Başvuru neticesinde sunulan hizmetlerde ilk başvurunun yapılacağı yer/makam/kişi gibi bilgilerin
girileceği ekrandır.
Resen sunulan hizmetlerde bir başvuru olmayacağı için bu ekran şekil 27’de gösterildiği gibi boş
gelecektir. Bu durumda sağ alt köşede yer alan ilerle butonuna tıklanarak yedinci ekrana geçilecektir.
Şekil 27- Resen Sunulan Hizmetlerde İlk Başvuru Makamı Ekranı
Başvuru neticesinde sunulan hizmetler için ekran görüntüsü ise aşağıda şekil 28’de gösterildiği gibidir.
Şekil 28- İlk Başvuru Makamı Ekranı
Başvurunun Yapılacağı Yer:
Sunulan hizmete ilişkin başvuruların kabul edildiği yerler bu alanda şekil 29’da gösterilen listeden
seçilecektir.
Şekil 29-İlk Başvurunun Yapılacağı Yerler Listesi
Başvurular sadece merkez birimleri tarafından kabul ediliyorsa listedeki “Sadece Merkez Teşkilatı” ifadesi
seçilecektir. Bu durumda söz konusu listenin altında şekil 30’da gösterildiği gibi Veri Giriş Görevlisinin
tanımlı olduğu birim adı otomatik olarak sistem tarafından gösterilecektir.
31
Şekil 30- Başvurunun Yapılacağı Merkez Teşkilatı Birimi
Başvurular sadece taşra veya yurt dışı birimleri tarafından kabul ediliyor ise listedeki “Sadece Taşra
Teşkilatı” ifadesi seçilecektir. Bu durumda da listenin altında taşra birimlerinin yer alacağı şekil 31’de
gösterilen Taşra ve Yurtdışı Birimleri Listesi açılacaktır.
Şekil 31-Taşra ve Yurtdışı Birimler Listesi
Açılan taşra ve yurtdışı birimler listesi kurumların Bakanlıkları düzeyinde ayrı ayrı belirlenmiştir. Bu
nedenle Bağlı/ilgili/ilişkili kuruluşların taşra ve yurtdışı birimleri kendi birim adlarını bu alandan
seçeceklerdir.
Taşra ve Yurtdışı birimler Listesinde yer almayan birim adları varsa bu birimin adı İdareyi Geliştirme
Başkanlığına bildirilecektir.
İlk başvurular hem merkez teşkilatı birimlerine hem de taşra/yurtdışı birimlerine yapılabiliyor ise
“Başvurunun Yapılacağı Yer” listesinden “Hem Merkez Hem Taşra Teşkilatı” ifadesi seçilecektir. Bu
durumda merkez teşkilatı birim adı sistem tarafından yine otomatik olarak doldurulmaktadır. Ancak altta
yine Taşra ve Yurtdışı Birimler Listesi açılacak olup bu listeden başvuruyu kabul eden birim adının yine
seçilmesi gerekmektedir.
ÖNEMLİ: Hizmet sunumu aynı birimde başlayıp başka birimde/birimlerde devam ediyor ise yani taşrada
başlayıp merkezde devam ediyor veya bir biriminde başlayıp aynı kurumun başka bir biriminde devam
ediyor ise ilk başvuru makamı ekranı, sürecin en başı dikkate alınarak doldurulmayacaktır. Yani taşra
birimine yapılan başvuru taşra birimi tarafından merkeze iletiliyor ise, her iki kayıtta kendine gelen
başvuruların nereye yapıldığını dikkate alarak bu ekranı dolduracaktır. Yani merkezdeki birim ilk başvuru il
müdürlüklerine yapılıyor şeklinde değil, il müdürlükleri gelen başvuruları nereye gönderiyor şeklinde bu
ekran doldurulacaktır.
32
İlk Başvurunun Yapılacağı Yer/Kişi:
Başvuruların hangi yer veya kişiye yapılacağı şekil 32’de gösterilen listeden seçilecektir.
Şekil 32-İlk Başvurunun Yapılacağı Birim/Kişi Listesi
Bu alanda özellikle dikkat edilmesi gereken husus Hizmeti Sunmakla Görevli Personel ifadesidir. Bu ifade
doğrudan (Adli Sicil Belgesinin verilmesi veya Tapu işlemlerinde olduğu gibi) ilgili personelin başvuruyu
alıp sunumunu sonuçlandırdığı hizmetler için seçilecektir.
Telefonla verilen hizmetler içinde bu alanda “Hizmeti Sunmakla Görevli Personel” ifadesi seçilecektir.
İnternet üzerinden kabul edilen başvurular için “İnternet Üzerinden” ifadesi seçilecektir. Ancak hizmet
için diğer başvuru imkanları da bulunuyor ise bunlar da ayrıca seçilecektir.
Bu alanda birden fazla seçenek aynı anda seçilebilmektedir.
Mevzuat Adı:
Bu alanda hizmete ilk başvurunun kabul edilmesinde idareye görev verilen ve Resmi Gazetede
Yayımlanan (Başbakanlık Mevzuat Bilgi Sisteminde yer alan) mevzuat adı “Mevzuat Ara” ifadesi tıklanarak
açılacak şekil 33’de gösterilen ekrandan aratılarak seçilecektir.
Şekil 33-Mevzuat Arama Ekranı
Başvurunun Kabul edilmesine ilişkin Resmi Gazetede Yayımlanmayan mevzuat dayanakları “Mevzuat
Arama Ekranı” kapatılarak “Mevzuat Ara” ifadesinin altında açılmış bulunan yazma alanına elle
yazılacaktır.
Başvurunun kabul edilmesine yönelik hiçbir yasal dayanağın bulunmaması durumunda ‘Mevzuat Ara’
ifadesine tıklandığında açılacak ekran kapatılarak “Mevzuat Ara” ifadesinin altında bulunan yazma alanına
elle ‘Teamülen’ ifadesi yazılacaktır.
33
Kanun No:
‘Mevzuat Arama’ ekranından aratılarak seçilen mevzuatlar için bu alan otomatik olarak sistem tarafından
doldurulmaktadır.
ÖNEMLİ: Bu alan kesinlikle el ile doldurulmayacaktır.
Mevzuat Madde No:
Başvurunun kabul edilmesinde idareye görev verilen mevzuatın ilgili madde numarası/numaraları bu
alana yazılacaktır. Mevzuatta birden fazla dayanak maddesi bulunuyorsa bunların hepsi aralara virgül (,)
konulup bir boşluk bırakıldıktan sonra yazılacaktır.
Başvurunun kabul edilmesine ilişkin bir yasal dayanak bulunmuyorsa Mevzuat Adı alanına “Teamülen”
yazılacağı için bu alana da “Yok” ifadesi yazılacaktır.
MEVZUAT KAYDETME/EKLEME:
Girilen mevzuat bilgileri girildikten sonra ‘Mevzuat Ekle’ butonuna tıklanarak şekil 34’de gösterilen
tablonun oluşturulması sağlanacaktır.
Şekil 34-Başvuru Makamı Mevzuat Dayanağı Tablosu
Başvurunun kabul edilmesinde idareye görev verilen birden fazla mevzuat dayanağı bulunuyor ise
“Mevzuat Dayanakları Tablosunda” ilk mevzuat bilgilerinin yer alması sağlandıktan sonra diğer mevzuatlar
da bu alanda ayrı ayrı girilerek ‘Mevzuat Ekle’ butonu aracılığıyla hepsi tabloya eklenecektir.
BAŞVURU MAKAMI KAYDETME/EKLEME:
Mevzuat bilgileri tamamlandıktan sonra ‘Başvuru Makamı Ekle’ butonuna tıklanarak girilen bilgilerin
sayfanın en altında oluşacak şekil 35’te gösterilen “Başvuru Makamı Tablosunda” yer alması
sağlanacaktır.
Şekil 35-Başvuru Makamı Tablosu
Tek bir başvuru makamı kaydı yapılacak olsa bile sayfanın sağ alt köşesinde yer alan “Başvuru Makamı
Ekle” butonu kullanılarak “Başvuru Makamı Tablosu” oluşturulması zorunludur. Aksi halde girilen bilgiler
sisteme kaydedilmeyecektir.
Tüm bilgiler girildikten sonra “İlerle” butonuna tıklanarak yedinci ekrana geçilecektir.
34
PARAF LİSTESİ
Hizmetin sunumunda yer alan paraf listesi bu ekranda girilecektir. Ekran görüntüsü şekil 36’da
gösterilmiştir.
Şekil 36-Paraf Listesi Ekranı
Liste oluşturulurken paraflar unvan bazında hiyerarşik olarak alttan üste doğru sıralanacaktır.
Unvan 1:
Hizmetin sunumunda yer alan, birinci parafı atanın unvan bilgisi bu alanda girilecektir.
Kaydedilmekte olan hizmetin sunumu farklı zamanlarda farklı unvanlar ile başlatılabiliyor ise bu
unvanların hepsi “Unvan 1” alanının altında bulunan “Veya” ifadesine tıklanarak açılacak listeden
seçilecektir. Bu şekilde ilk parafı atabilen tüm unvanlar ayrı ayrı seçilecektir.
Unvan 1 alanında seçilecek unvanlar arasında hiyerarşi bulunmamaktadır. Örneğin İdareyi Geliştirme
Başkanlığı tarafından sunulmakta olan ‘Bürokrasinin Azaltılması İçin Projeler Hazırlanması’ hizmeti için
yürütülen yazışmalara bazen Uzman Yardımcısı bazen de Uzman tarafından ilk paraf atılabilmektedir. Bu
nedenle bu hizmetin kaydında uzman ve uzman yardımcısı unvanlarının ikisi de ‘Unvan 1’ alanında
seçilecektir.
Unvan 2 alanında unvan 1’e göre hiyerarşik bir üst seçilerek paraf listesi doldurulmaya devam edilecektir.
Hizmette ilk paraf sürekli aynı unvandaki personeller tarafından atılıyorsa bu unvanın “Unvan 1” alanında
bir kere seçilmesi yeterlidir. Bu durumda “Veya” ifadesine tıklanarak paraf atan personel sayısınca aynı
unvan tekrar tekrar seçilmeyecektir.
Bu ekranda birinci parafın ilk bölümü ve en alttaki imza/onay bölümünün doldurulması zorunludur.
Paraf bulunmayan, sadece tek bir imza/onay ile tamamlanan hizmetlerde Unvan 1 alanının ilk bölümünde
ki listeden ‘Yok’ ifadesi seçilerek doldurulacaktır.
35
İmza/Onay Makamı:
İmza/Onay Makamı en alttaki bölümden seçilecektir. Bu nedenle paraf listesi az olan hizmetlerde sadece
gereken paraflar seçilecek, imza/onay makamına kadar olan Paraf alanlar boş bırakılarak doğrudan
İmza/Onay bölümüne geçilecektir.
Paraflar ve imza/onay makamı doldurulduktan sonra sayfanın sağ alt köşesinde yer alan “ilerle” butonuna
tıklanarak sekizinci ekrana geçilecektir.
ÖNEMLİ: Hizmetin sunumu sürecinde hiç paraf süreci bulunmuyor ise Unvan 1 ve İmza/Onay alanlar,
listelerdeki “Yok” ifadesi kullanılarak doldurulacaktır.
36
İÇ YAZIŞMALAR
Hizmetin sunumunda yapılması gereken kurum içi yazışma varsa bu ekrandan girilecektir.
Ekran açıldığında “İç Yazışma Yok” seçeneği dolu olarak şekil 37’de gösterildiği gibi açılacaktır. Eğer
hizmetin sunumunda iç yazışma yapılmıyor ise doğrudan sayfanın sağ alt köşesinde yer alan “İlerle”
butonuna tıklanarak dokuzuncu ekrana geçilecektir.
Şekil 37-İç Yazışmalar Giriş Ekranı
Hizmetin sunumunda kurum içi diğer birimler ile bir yazışma yapılıyor ise “İç Yazışma Yok” alanının
karşısında bulunan kutucuğun içerisindeki işaret kaldırılarak sayfada yer alan soruların görüntülenmesi
sağlanacaktır. Bu işaret kaldırıldığında ekran görüntüsü şekil 38’deki gibi olacaktır.
Şekil 38- İç Yazışmalar Kayıt Ekranı
Hangi Birimle:
Aynı kurum içerisinde yer alan birimlerin kendi aralarında, merkez teşkilatının taşra veya yurtdışı teşkilatı
birimleriyle yaptıkları yazışmalar iç yazışma kabul edilir. Örneğin Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığında
yer alan birimlerin kendi aralarında ve Bakanlık merkez teşkilatında yer alan bir birimin Çalışma Bölge
Müdürlükleri ile yaptığı yazışmalar iç yazışma kabul edilir.
37
Bakanlıkların Bağlı/İlgili/ilişkili kuruluşları ile yaptıkları yazışmalar dış yazışma kabul edilecektir. Örneğin,
Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının Sosyal Güvenlik Kurumu veya Türkiye İş Kurumu ile yaptığı
yazışmalar dış yazışmadır. Sosyal Güvenlik Kurumunun kendi birimleri arasında veya sosyal güvenlik il
müdürlükleriyle yaptığı yazışmalar iç yazışma, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı ile yaptığı yazışmalar
dış yazışmadır.
İç yazışma yapılan birimin adı, “Hangi Birimle” alanının sağında yer alan “Birim Ara” ifadesi tıklandığında
açılacak aşağıda şekil 39’da gösterilen listeden seçilecektir.
Şekil 39-DTVT’de Yer Alan Birimler Listesi
İç yazışma yapılan tüm birimler ayrı ayrı seçilecek ve bu yazışmaların her biri için sayfada yer alan diğer
sorular ayrı ayrı doldurulacaktır.
Yazışma, kaydedilmekte olan hizmetin sunumunda tek bir seferde tüm birimlerle veya aynı hizmet
kapsamında farklı zamanlarda da olsa aynı türdeki tüm birimlerle yapılıyor ise şekil 40’da gösterilen
listedeki ifadelerden biri kullanılarak bu alan doldurulabilir. Ancak bu durumda “Birim Ara” ifadesi
tıklandığında açılan liste kullanılamaz.
Şekil 40-Toplu Yapılan Yazışmalarda Birim Seçimi
38
Yazışma, kurumun Merkezinde yer alan Tüm Birimler ile yapılıyor ise yukarıdaki şekil üzerinde gösterilen
listeden ‘Merkezdeki Tüm Birimler’ ifadesi, Taşra veya Yurtdışı Teşkilatlarıyla yapılan yazışmalarda ise
kapsayıcı olacak şekilde gerekli diğer ifadeler seçilecektir.
Yazışma Amacı:
Yapılan yazışmanın amacı aşağıda şekil 41’de gösterilen listeden seçilecektir.
Şekil 41- Yazışma Amaçları Listesi
Listede uygun bir amacın bulunmaması durumunda seçilmek istenen yazışma amacı İdareyi Geliştirme
Başkanlığına bildirilecektir.
Mevzuat Adı:
Yazışmanın yapılmasını gerektiren Resmi Gazetede yayımlanan (Başbakanlık Mevzuat Bilgi Sisteminde yer
alan) mevzuat dayanağı “Mevzuat Ara” ifadesine tıklanarak açılacak şekil 42’de gösterilen ekrandan
aratılarak, listelenen sonuçlar arasından seçilecektir.
Şekil 42- Mevzuat Arama Ekranı
Yazışmanın yapılmasını gerektiren ancak Resmi Gazetede yayımlanmayan mevzuat dayanakları “Mevzuat
Arama Ekranı” kapatılarak “Mevzuat Ara” ifadesinin altında bulunan yazma alanına elle yazılacaktır.
39
İç yazışmanın yapılmasını gerektiren hiçbir yasal dayanağın bulunmaması durumunda yani mevzuatta
açıkça ve nokta atışı ilgili birimle yazışma yapılmasını gerektirecek bir ifadenin olması durumunda
‘Mevzuat Ara’ ifadesine tıklandığında açılacak ekran kapatılarak ‘Mevzuat Ara’ ifadesinin altında bulunan
yazma alanına elle “Teamülen” ifadesi yazılacaktır.
Mevzuat No:
Mevzuat Arama ekranından aratılarak seçilen mevzuatlar için bu alan otomatik olarak sistem tarafından
doldurulmaktadır.
ÖNEMLİ: Bu alan kesinlikle elle doldurulmayacaktır.
Mevzuat Madde No:
İç yazışmanın yapılmasını gerektiren mevzuatın ilgili madde numarası/numaraları bu alana yazılacaktır.
Mevzuatta birden fazla dayanak maddesi bulunuyorsa bunların hepsi aralara virgül (,) konulup bir boşluk
bırakıldıktan sonra yazılacaktır.
İç yazışmanın yapılmasına ilişkin bir yasal dayanak bulunmuyorsa Mevzuat Adı alanına “Teamülen”
yazılacağı için bu alana “Yok” ifadesi yazılacaktır.
MEVZUAT KAYDETME/EKLEME:
Girilen mevzuat bilgileri ‘Mevzuat Ekle’ butonuna tıklanarak alt tarafta şekil 43’de gösterilen tablonun
oluşturulması sağlanacaktır.
Şekil 43-Mevzuat Dayanakları Tablosu
İç yazışma yapılmasını gerektiren birden fazla mevzuat dayanağı bulunuyor ise “Mevzuat Dayanakları
Tablosunda” ilk mevzuat bilgilerinin yer alması sağlandıktan sonra diğer mevzuatlar da bu alana teker
teker girilerek ‘Mevzuat Ekle’ butonu aracılığıyla hepsinin tabloda yer alması sağlanacaktır.
İÇ YAZIŞMA KAYDETME/EKLEME:
Mevzuat bilgileri tamamlandıktan sonra ‘İç Yazışma Ekle’ butonuna tıklanarak girilen bilgilerin sayfanın
altında oluşacak şekil 44’de gösterilen “İç Yazışmalar Tablosunda” yer alması sağlanacaktır.
Şekil 44-İç Yazışmalar Tablosu
Yapılan iç yazışmaların tamamı aynı şekilde ekranda yer alan sorular cevaplandırılarak ayrı ayrı “İç Yazışma
Tablosuna” eklenecektir.
İç yazışmalara ilişkin tüm kayıtlar tamamlandıktan sonra sayfanın sağ alt köşesinde yer alan “İlerle”
butonuna tıklanarak dokuzuncu ekrana geçilecektir.
40
DIŞ YAZIŞMALAR
Hizmetin sunumunda yapılması gereken kurum dışı yazışma varsa bu ekrandan girilecektir.
Ekran açıldığında “Dış Yazışma Yok” seçeneği dolu olarak şekil 45’te gösterildiği gibi açılacaktır. Eğer
hizmetin sunumunda kurum dışı yazışma yapılmıyor ise doğrudan sayfanın sağ alt köşesinde yer alan
“İlerle” butonuna tıklanarak onuncu ekrana geçilecektir.
Şekil 45-Dış Yazışmalar Giriş Ekranı
Hizmetin sunumunda diğer kurumlar ile bir yazışma yapılıyor ise “Dış Yazışma Yok” alanının karşısında
bulunan kutucuğun içerisindeki işaret kaldırılarak sayfada yer alan soruların görüntülenmesi
sağlanacaktır. Bu işaret kaldırıldığında ekran görüntüsü şekil 46’da gösterildiği gibi olacaktır.
Şekil 46- Dış Yazışmalar Kayıt Ekranı
Hangi Kurumla:
Dış yazışmanın yapıldığı kurum adı “Hangi Kurumla” alanının en sağında yer alan “Kurum Ara” ifadesi
tıklanarak aşağıdaki şekil 47’de görüldüğü gibi listelenecek olan kurumlar arasından seçilecektir.
41
Şekil 47-DTVT’de Yer Alan Kurumlar Listesi
Hizmetin sunumunda yapılan tüm kurum dışı yazışmalar ayrı ayrı kaydedileceği için bu listeden aynı anda
sadece bir kurum adı seçilebilecektir.
Bakanlıkların Bağlı/İlgili/ilişkili kuruluşları ile yaptıkları yazışmalar dış yazışma kabul edilecektir. Örneğin,
Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının Sosyal Güvenlik Kurumu veya Türkiye İş Kurumu ile yaptığı
yazışmalar dış yazışmadır. Sosyal Güvenlik Kurumunun kendi birimleri arasında veya sosyal güvenlik il
müdürlükleriyle yaptığı yazışmalar iç yazışma, Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı ile yaptığı yazışmalar
dış yazışmadır.
Yazışma, kaydedilmekte olan hizmetin sunumunda tek bir seferde tüm kurumlarla veya aynı hizmet
kapsamında farklı zamanlarda da olsa aynı türdeki kurumlarla yapılıyor ise şekil 48’de gösterilen listedeki
ifadelerden biri kullanılarak bu alan doldurulabilir. Ancak bu durumda “Kurum Ara” ifadesi tıklandığında
açılan liste kullanılamaz.
Birinci ekranda “Hizmete Kimler Başvurabilir” alanında Başvuru yapabilenler olarak gösterilenler ne olursa
olsun (Kurumun Diğer Birimleri Hariç) bunlara gönderilecek yazıların tamamı dış yazışmalar ekranında
“Başvuru Sahipleri” seçeneği kullanılarak kaydedilecektir.
Şekil 48-Toplu Yapılan Yazışmalarda Kurum Seçimi
Yazışma Amacı:
Yapılan yazışmanın amacı aşağıda şekil 49’da gösterilen listeden seçilecektir.
42
Şekil 49- Yazışma Amaçları Listesi
Listede uygun bir amacın bulunmaması durumunda seçilmek istenen yazışma amacı İdareyi Geliştirme
Başkanlığına bildirilecektir.
Mevzuat Adı:
Yazışmanın yapılmasını gerektiren Resmi Gazetede yayımlanan (Başbakanlık Mevzuat Bilgi Sisteminde yer
alan) mevzuat dayanağı “Mevzuat Ara” ibaresine tıklanarak açılacak şekil 50’de gösterilen ekrandan
aratılarak, listelenen sonuçlar arasından seçilecektir.
Şekil 50- Mevzuat Arama Ekranı
Dış yazışma yapılmasını gerektiren ancak Resmi Gazetede Yayımlanmayan mevzuat dayanakları “Mevzuat
Arama Ekranı” kapatılarak “Mevzuat Ara” ifadesinin altında bulunan yazma alanına elle yazılacaktır.
Dış yazışmanın yapılmasını gerektiren hiçbir yasal dayanağın bulunmaması durumunda ‘Mevzuat Ara’
ifadesine tıklandığında açılacak ekran kapatılarak ‘Mevzuat Ara’ ifadesinin altında bulunan yazma alanına
elle ‘Teamülen’ ifadesi yazılacaktır.
43
Kanun No:
‘Mevzuat Arama’ ekranından aratılarak seçilen mevzuatlar için bu alan otomatik olarak sistem tarafından
doldurulmaktadır.
ÖNEMLİ: Bu alan kesinlikle elle doldurulmayacaktır.
Mevzuat Madde No:
Dış yazışmanın yapılmasını gerektiren mevzuatın ilgili madde numarası/numaraları bu alana yazılacaktır.
Mevzuatta birden fazla dayanak maddesi bulunuyorsa bunların hepsi aralara virgül (,) konulup bir boşluk
bırakıldıktan sonra yazılacaktır.
Dış yazışmanın yapılmasına ilişkin bir yasal dayanak bulunmuyorsa Mevzuat Adı alanına “Teamülen”
yazılacağı için bu alana da “Yok” ifadesi yazılacaktır.
MEVZUAT KAYDETME/EKLEME:
Girilen mevzuat bilgileri girildikten sonra ‘Mevzuat Ekle’ butonuna tıklanarak şekil 51’de gösterilen
tablonun oluşturulması sağlanacaktır.
Şekil 51-Mevzuat Dayanakları Tablosu
Dış yazışmanın yapılmasını gerektiren birden fazla mevzuat dayanağı bulunuyor ise “Mevzuat Dayanakları
Tablosunda” ilk mevzuat bilgilerinin yer alması sağlandıktan sonra diğer mevzuatlar da bu alana teker
teker girilerek ‘Mevzuat Ekle’ butonu aracılığıyla hepsinin tabloda yer alması sağlanacaktır.
DIŞ YAZIŞMA KAYDETME/EKLEME:
Mevzuat bilgileri tamamlandıktan sonra ‘Dış Yazışma Ekle’ butonuna tıklanarak girilen bilgilerin sayfanın
altında oluşacak şekil 52’de gösterilen “Dış Yazışma Tablosunda” yer alması sağlanacaktır.
Şekil 52-Dış Yazışmalar Tablosu
Yapılan dış yazışmaların tamamı aynı şekilde ekranda yer alan sorular cevaplandırılarak ayrı ayrı “Dış
Yazışma Tablosuna” eklenecektir.
Dış yazışmalara ilişkin tüm kayıtlar tamamlandıktan sonra sayfanın sağ alt köşesinde yer alan “İlerle”
butonuna tıklanarak onuncu ekrana geçilecektir.
44
HİZMET SÜRESİ
Kaydedilmekte olan hizmete ilişkin hizmet süreleri ve diğer bazı soruların yer aldığı son kayıt ekranıdır.
Ekran görüntüsü şekil 53’de gösterilmiştir.
Şekil 53- Hizmet Süresi Ekranı
Hizmetin Sunumunda Mevzuatta Belirtilen Tamamlanma Süresi Var Mı:
Mevzuatta hizmetin tamamlanmasına ilişkin bir süre öngörülmemişse ‘Hizmetin Mevzuatta Belirtildiği
Tamamlanma Süresi Var Mı?’ ifadesinin karşısında yer alan kutu boş bırakılacaktır.
Kaydedilen hizmetin tamamlanmasına yönelik mevzuatta her hangi bir süre öngörülmüş ise bu alanın
karşısında yer alan kutu işaretlenecektir.
Kutu işaretlendiğinde şekil 54’de görüldüğü gibi bu sürenin girileceği yeni bir alan açılacaktır.
Şekil 54- Mevzuatta Belirtilen Süre Alanı
Açılacak alanda söz konusu süre, ayrılan uygun ifade aralıklarına göre girilecektir.
Mevzuatta belirtilen süre iş günü olarak ifade edilmiş ise gün alanında bu süre girildikten sonra en sağdaki
“İş Günü” ifadesi ayrıca seçilecektir.
Hizmetin Ortalama Tamamlanma Süresi:
Mevzuatta hizmetin tamamlanmasına yönelik her hangi bir süre öngörülsün veya öngörülmesin
kaydedilmekte olan hizmetin fiili olarak ortalama tamamlanma süresi bu alanda ayrılan uygun ifade
alanlarına girilecektir.
Yıllık İşlem Sayısı:
Hizmetin bir önceki yıl kaç kez sunulduğu bu alanda yer alan “İşlem Sayısı” bölümüne yazılacaktır.
“Kesintisiz” ifadesi sadece niteliği gereği bölünemeyen ve bu nedenle sayılamayan hizmetler için
kullanılacaktır. Örneğin Emniyet Genel Müdürlüğünün “Asayişin Sağlanması” hizmeti bu kapsamda
değerlendirilebilir. Bu hizmet bölünemediği için yılda 100 asayiş hizmeti verilmektedir gibi bir cevap
45
verilemeyeceğinden kesintisiz ifadesinin seçilmesi uygun olacaktır. Bu ifade seçildiğinde yıllık işlem sayısı
ayrıca girilmeyecektir.
Elektronik Olarak Sunuluyor Mu:
Kaydı yapılan hizmet için başvurular internet üzerinden kabul edilebiliyorsa veya hizmetin sonucu internet
üzerinden ulaştırılabiliyorsa bu alan ‘Evet’ olarak seçilecektir.
Başvurulu hizmetler için başvurunun elektronik ortamdan alınabiliyor olması bu alanın evet olarak
seçilmesi için yeterlidir. Sonucun ayrıca elektronik ortamdan ulaştırılabiliyor olması gerekmez.
Başvuru gerektirmeyen ancak işin niteliği gereği elektronik ortamdan yapılan sunum işin tamamını
kapsadığı durumlar içinde bu alanda “Evet” seçilecektir. Örneğin “Resmi Gazetenin Yayınlanması”
hizmetinde yayınlama işi elektronik ortamdan yapılabildiği için bu alanda “Evet” seçilecektir.
Hizmetin İnternet Adresi alanına genel kurumsal internet adresleri yazılmayacaktır. Başvuruların
elektronik ortamdan kabul edilebiliyor olması durumunda Online Başvuru Formunun açıldığı tam internet
adresi bu alana yazılacaktır.
Bu alanın “Hayır” olarak seçilmesi durumunda “Hizmetin İnternet Adresi” alanı otomatik olarak
kapanacaktır.
Hizmetin Sonucunda Belge Düzenleniyor Mu:
Kaydedilmekte olan hizmetin sunumu sonucunda bir belge düzenleniyor ise bu alan “Evet” olarak
seçilecektir. Ancak belge düzenlenmiyor ise doğrudan sayfanın sağ alt köşesinde bulunan “Kaydet”
butonuna tıklanacaktır.
Bu alanda düzenleniyor olarak seçilecek belgeler, Bir Başka Kamu Hizmetinin Başvurusunda İstenen
Belgeler veya Vatandaş, Özel Sektör gibi kurum dışına verilen ve bu belgelerdir.. Bunların dışındaki tüm
belgeler için bu alanda Hayır seçeneği seçilebilir.
Resmi Yazı, Faaliyet Raporu, Bilgi Notu gibi genel belgeler için kesinlikle Hayır seçeneği seçilecektir.
Eğer bir belge düzenleniyor ise şekil 55’de yer alan yeni iki alan açılacaktır.
Şekil 55- Düzenlenen Belge Seçim Alanı
Bu alanlardan ilkinde düzenlenen belgenin türü sorulmaktadır. Belgenin türü şekil 56’da gösterilen
listeden seçilecektir.
Şekil 56-Belge Türleri Listesi
46
Düzenlenen belge türünün ilk alandan seçilmesinden sonra ikinci alanda şekil 57’de gösterilen listeden bu
belgenin adı seçilecektir.
Şekil 57-Kamuda Düzenlenen Belge Adları Listesi
Düzenlenen belge adları listesinde bulunmayan belgeler İdareyi Geliştirme Başkanlığına bildirilecektir.
Düzenlenen belge adının da sisteme girilmesiyle hizmete ilişkin tüm sorular cevaplandırılmış olmaktadır.
Ekranın sağ alt tarafında bulunan “Kaydet” butonu tıklanarak, hizmet kaydedilecektir.
ÖNEMLİ: “Hizmetin Sonunda Belge Düzenleniyor Mu?” alanında seçilen Belgeler ilgili hizmet ile
eşleştirilmektedir. Bu nedenle aynı belgenin bir birinden uzak türdeki hizmetlerde sahiplenilmesi
çalışmaların ilerleyen dönemlerinde problem oluşturacaktır. Çünkü bir belge bir kamu hizmetinin
başvuruda istenen belgeler bölümünde girdi olarak gösterilmesi durumunda, bu belgenin düzenlendiği
hizmet kaydı ile diğer kayıt arasında bağlantı kurulmaktadır. Söz konusu bağlantı aracılığıyla belgeyi
düzenleyen kurumun/kuruluşun belgede var olduğunu belirttiği veriler otomatik olarak bu belgeyi talep
eden kurum/kuruluşun ilgili hizmetinin Girdi Verisi Olduğu kabul edilmektedir. Bu nedenle Yetki Belgesi
gibi bazı belgeler çok sayıda hizmetin sonucunda düzenlendiği belirtilmiştir. Bu tür belgeler hizmet türü
veya kurum bazlı olarak ayrıştırılarak farklı isimlerle yazılması sağlanacaktır. Bu nedenle bu ekranda
seçilecek belge adının birebir uygun olmasına dikkat edilecektir. Söz konusu belgenin adı genelleştirilerek
yazılmış ise lütfen bu durumu İGB’ye bildiriniz.
ÖNEMLİ: aynı belge aynı şekilde fakat farklı kurumlar veya aynı kurumun farklı birimleri tarafından
düzenleniyor ise bu belge ilgili tüm kurum veya birimlerin hizmetleri ile eşleştirilebilir.
47
KAYDEDİLEN HİZMETLERİN GÖRÜNTÜLENMESİ VE
TEKRAR DÜZENLENMESİ
Tamamlanan hizmet kayıtları sırası ile HEVT Giriş Ekranında şekil 58’de görüldüğü gibi HEVT Kayıt Tablosu
içerisinde listelenecektir.
Şekil 58-HEVT Kayıt Tablosu
HEVT Kayıt Tablosunda Sıra Numarası, Hizmet Adı, kaydın son durumunu gösterir “Durum Bilgisi”, kaydın
girildiği tarihi gösteren “İşlem Tarihi” ve girilen kayıtları “Görüntüleme, Düzenleme ve Silme” butonları
bulunmaktadır. Ayrıca kayıt tablosu üzerinde yer alan hizmet adının altında girilen kaydın detaylı işlem
geçmişinin görüntülenebileceği “Hizmet İşlem Geçmişi” bulunmaktadır.
Durum bilgisi ifadeleri ve anlamları:
Onay Bekliyor: Girilen kaydın sorumlu koordinasyon birimince veya İdareyi Geliştirme Başkanlığınca
henüz incelenmediği anlamına gelmektedir. Bunlardan hangisi tarafından inceleneceği “Onaylayacak
Kurum/Birim” ifadesi tıklanarak öğrenilebilir.
Onaylandı: Hizmet İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından onaylanmıştır. Ancak onaylanan hizmetler
Yayımlanma aşamasında bir kez daha incelenmektedir. Bu nedenle durum alanında hizmetin onaylandı
olarak görülmesi artık reddedilmeyeceği anlamına gelmez.
Reddedildi: Girilen kayıt üzerinde sorumlu koordinasyon birimi veya İdareyi Geliştirme Başkanlığı
tarafından bir veya birden çok hata tespit edildiği, bu nedenle de hataların düzeltilmesi gerektiğini ifade
etmektedir. Reddedildi ifadesinin yanında bulunan “Ret Gerekçesine” tıklanarak belirlenen hataların neler
olduğu görüntülenecektir.
Yayınlandı: Girilen hizmet kaydının tüm inceleme süreçlerini tamamlayarak e-Devlet Kapısında
(www.turkiye.gov.tr) ve “envanter.basbakanlik.gov.tr” internet adresinde yayınlandığı anlamına
gelmektedir.
KVE’de Hizmete Ait Veri Girmediniz: Hizmetin sunulması için gereken veriler ile varsa hizmetin
sonucunda üretilen verilerin Kamu Veri Envanterine girilmediği anlamına gelmektedir. Bu nedenle hizmet
Sorumlu Koordinasyon biriminin onayına henüz gönderilmemiştir. Söz konusu veriler Ana Menüde yer
alan “Kamu Veri Envanteri” logosundan veya HEVT Kayıt Tablosundaki bu ifadenin yanında bulunan “Veri
Gir” ifadesi tıklanarak girilmelidir.
Hizmet İşlem Geçmişi:
Bu ekranda şekil 59’da görüleceği gibi ilk hizmet kaydını hangi Veri Giriş Görevlisinin girdiği, kayıt üzerinde
onay veya ret işlemlerini gerçekleştiren Veri Onay Görevlisi/İGB Personeli bilgileri, kayıt üzerinde yapılan
değişiklikler gibi hususlarda ayrıntılı işlem geçmişi bulunmaktadır.
48
Şekil 59-Hizmet İşlem Geçmişi Ekranı
Hizmet Kaydının Görüntülenmesi:
Girilen hizmet kaydına ilişkin bilgiler, HEVT Kayıt Tablosu üzerinde bulunan “Görüntüle” sütunundaki
büyüteç işaretine tıklandığında şekil 60’da görüldüğü gibi tek bir ekranda görüntülenecektir.
Şekil 60-Hizmet Kaydının Tek Ekranda Görüntülenmesi
Bu ekranda özellikle hizmete ilişkin girilen bilgilerin toplu olarak görüntülenmesi nedeniyle kayıt
esnasında atlanmış veya yanlış girilmiş bilgilerin tespit edilmesi kolaylaştırılmaktadır. Bu nedenle
hizmetlerin her biri için kayıt işlemi tamamlandıktan sonra bu ekrandan girilen bilgilerin kontrol edilmesi
gerekmektedir. Bazı alanlarda ekleme veya değişiklik yapılması gerektiği tespit edilirse kayıt üzerinde
gerekli düzeltmeler yapılmalıdır.
49
Girilen Kayıtların Tekrar Düzenlenmesi:
Veri Giriş Görevlileri tarafından resen bir değişiklik yapılmak istenmesi veya Veri Onay Görevlileri/İGB
Personeli tarafından hizmetin reddedilmesi durumlarında HEVT Kayıt Tablosu üzerinde yer alan “Düzenle”
sütunundaki “kalem” işareti tıklanarak kaydın girildiği ekranlar açılacaktır.
Düzeltme yapılacak ekran doğrudan üstte yazılı sıra numaraları tıklanarak açılacak ve gerekli düzeltme
işlemi yapılarak sayfa altında bulunan Düzenle butonuna tıklanarak tamamlanacaktır. (Birden fazla
sayfada düzeltme yapıldığı durumda her sayfa için ayrı ayrı Düzenle butonuna tıklanması gerekmektedir)
Kayıt düzeltme işlemi düzeltmenin hangi ekranda yapıldığına bağlı olarak değişmektedir. 1, 3, 7 ve 10
numaralı ekranlarda yapılacak ise şekil 61’de görüldüğü gibi açılacak ekran üzerinde doğrudan ilgili alanda
düzeltme yapılarak sayfanın altında bulunan Düzenle butonuna tıklanarak yapılacaktır.
Şekil 61- 1, 3, 7 ve 10 Numaralı Ekranlarda Düzeltme
Örneğin Hizmetin adında bir değişiklik yapılacak ise doğrudan hizmet adı alanında gerekli değişiklikler
yapılarak sayfa altında bulunan Düzenle butonu aracılığıyla kayıt tamamlanır.
2, 5, 6, 8 ve 9 uncu ekranlarda düzeltme işlemi sayfa altlarında bulunan daha önce oluşturulmuş olan
Tablolar üzerinde yapılması gerekmektedir. Tablolar üzerinde yapılacak düzeltme işlemi Şekil 62 üzerinde
örnekle gösterilmiştir.
50
Şekil 62- 2, 5, 8 ve 9 Numaralı Ekranlarda Düzeltme
2, 5, 6, 8 ve 9 uncu ekranlarda bir değişiklik yapılacak olması durumunda düzeltme işlemi sayfanın altında
bulunan tablodaki yanlış bilgi olan satırdaki bilgilerin tamamı sayfa başından itibaren tekrar doldurularak
tabloya eklenmesi ve yanlış bilginin olduğu satırın silinmesi ile gerçekleştirilir.
Örneğin şekil 62’de bulunan Hizmetin dayanağı mevzuat ekranında sayfa altındaki Mevzuat Dayanağı
tablosuna eklenmiş olan 3056 sayılı Kanunun 16 ncı maddesinin silinerek 15 inci maddesi olarak
düzeltilebilmesi için öncelikle sayfa başında bulunan Mevzuat Ara butonuna tıklanarak 3056 sayılı
kanunun aratılarak seçilmesi Madde Numarası alanına 15 yazıldıktan sonra istenirse fıkra ve bent alanları
doldurulduktan sonra Mevzuat Ekle butonuna tıklandıktan sonra Şekil 63’de gösterildiği gibi tablonun
altına doğru bilgileri içeren satır eklenecektir. Doğru bilgileri içeren kayıt tabloya eklendikten sonra yanlış
bilgileri içeren mevzuat, satırın sonunda bulunan silme işaretine tıklanacak ve sayfanın altında bulunan
Düzenle butonuna tıklanarak kayıt düzeltme işlemi tamamlanacaktır.
Şekil 63- Yanlış Mevzuat Kaydının Düzeltilmesi
51
RAPORLAR
Raporlar bölümü, girilen hizmet kayıtlarına ilişkin tabloların, istatistiki bilgilerin ve kayıtlar üzerinde çeşitli
sorgulamaların yapılabildiği ekrandır. Ekran görüntüsü şekil 64’de gösterilmiştir.
Şekil 64-Raporlar Sayfası Ekran Görüntüsü
Sayfanın ekran görüntüsünden görüleceği üzere Hizmet Envanteri Veri Tabanına girilen hizmet bilgileri
kullanılarak Hizmet Envanteri Tablosu ve Hizmet Standartları Tablosu oluşturulmaktadır. Ayrıca girilen
kayıtlardan etkili bir şekilde yararlanılabilmesi için bir çok sorgulama yapılmasına olanak sağlayacak
detaylı hizmet arama imkanı sağlanmıştır (ancak bu bölümde yapılan geliştirme işlemleri nedeniyle ekran
görüntüsünde bulunmamaktadır).
Hizmet Envanteri Tablosu:
Hizmet Envanteri Tablosu iki farklı şekilde raporlanmaktadır. Birincisi şekil 65’te gösterildiği gibi html
formatında internet sunucusu üzerinde açılmaktadır (Tablo çok geniş olduğu için ekran görüntüsü
okunamamaktadır). İkincisi ise Excel Formatında kullanıcıların bilgisayarlarına indirilebilmektedir.
Şekil 65-Hizmet Envanteri Tablosu (HTML)
52
Hizmet Standartları Tablosu:
Tüm idare birimlerinin hazırlamaları gereken Hizmet Standartları Tablosu, veri tabanına girilen kayıtlardan
çekilerek oluşturulmaktadır.
Tablonun alt tarafında yer alan müracaat yerlerine ilişkin bilgiler Raporlar sayfasında yer alan “Hizmet
Standartları Tablosu” logosunun altında bulunan “Müracaat Yerleri” ifadesi tıklandığında açılacak şekil
66’da gösterilen ekrandan girilecektir.
Şekil 66- HST Müracaat Yerleri Bilgilerinin Girileceği Ekran
Müracaat yerlerine ilişkin bilgiler, birimlerde görev yapacak Veri Giriş Görevlilerinden sadece biri
tarafından girilecektir.
İstatistikler:
Kullanıcının kendisi, aynı birim ile eşleştirilen diğer kullanıcılar ve kurumuna ait girilen kayıt sayılarına
ilişkin istatistiki verileri görebileceği şekil 67’de gösterilen ekrandır.
53
Şekil 67- İstatistikler Ekranı
Bu ekranda ilk ve ikinci onayı bekleyen, reddedilen, onaylanan, yayınlanan ve toplam hizmet sayılarına
ilişkin bilgiler yer almaktadır.
Unvanlar, Belgeler, Veriler
Hizmet Envanteri Uygulamasının 5 ve 10 uncu ekranlarında bulunan Belge Adı Listelerindeki belge
adlarının, 7 nci ekranda bulunan paraf listelerindeki unvanların ve Kamu Veri Envanteri Uygulamasında
bulunan Veri Adı listesindeki veri adlarının tamamının görülebileceği Şekil 68’de gösterilen ekrandır.
Şekil 68- Unvanlar, Belgeler, Veriler Ekranı
Ekranın sol üst köşesinde bulunan listeden görüntülenmek istenen başlık seçilerek veri adı, belge adı veya
unvanlar listelenebilir.
Bu listelerde yer alan belge ve veri adlarının Uygulamalar içerisinde bulunmasının zor olduğu durumlarda
bu ekrandan kontrol edilmesi uygun olacaktır.
54
İGB İLE İLETİŞİME GEÇİLMESİ
Kayıt işlemleri sırasında karşılaşılacak hatalar veya tespit edilecek eksikliklerin bildirilmesi, dilek, istek ve
şikayetlerin İdareyi Geliştirme Başkanlığına iletilebilmesi amacıyla Online Danışman Uygulaması
geliştirilmiştir. İletişim amacıyla öncelikle bu uygulamanın kullanılması gerekmektedir.
“Online Danışman” messenger tarzında çalışan bir uygulamadır. Buradan İGB personeli ile anlık iletişime
geçilebilecektir. Uygulamanın başlatılabilmesi için tüm ekranlarda sol menüde bulunan şekil 69’da
gösterilen “Online Danışman” logosuna tıklanması gerekmektedir.
Şekil 69- Online Danışman Uygulaması Logosu
Logonun tıklanmasından sonra açılacak şekil 70’de gösterilen ekranda bulunan “Online Danışmanı Başlat”
butonu tıklanacaktır.
Şekil 70- Online Danışma Başlatma Ekranı
Online Danışmanı Başlat Logosu tıklandıktan sonra şekil 71’de gösterilen Online Danışman ekranı
açılacaktır. Açılan ekranın altında bulunan “Başlat” butonuna tıklanarak İGB Personelinin cevap vermesi
beklenecektir.
55
Şekil 71- Online Danışman Ekranı
İdareyi Geliştirme Başkanlığına Online Danışman dışında sol menülerde bulunan Bize Ulaşın alanından da
ulaşılabilir. Sol menülerde bulunan Bize Ulaşın butonuna tıklandığında şekil 72’de görüldüğü gibi istek,
şikayet ve taleplerin yazılabileceği bir ekran açılacaktır. Bu alana mesajınızı yazarak gönder butonuna
tıklayınız.
Şekil 72- e-Posta Gönderim Ekranı
Bize Ulaşın alanından İGB’ye gelen gönderilere cevaplar kullanıcının (VOG, VGG) Yetki Tanımlaması
yapılırken sisteme kaydedilen e-Posta adreslerine gönderilmektedir. Bu nedenle buradan her hangi bir
gönderimde bulunulması durumunda kullanıcıların söz konusu e-posta adreslerine her hangi bir cevap
gönderilip gönderilmediğini kontrol etmelidir.
Kullanıcılar kişisel e-Posta adreslerinden de özellikle dosya gönderilmesi gibi amaçlarla doğrudan
“envanter@basbakanlik.gov.tr” adresine e-posta gönderebilirler.
Online Destek Uygulaması ve Bize Ulaşın bölümleri sadece eksiklilerin veya hataların bildirimi için değil
ayrıca veri girişlerinde tereddüt edilen hususların sorulması amacıyla da kullanılacaktır.
e-posta gönderileri İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından en kısa süre içerisinde cevaplandırılacaktır.
56
DUYURULAR
Özellikle genel amaçlı bildirimler ve gerekli konularda hatırlatmaların ilan edileceği alandır. Bu alan veri
tabanında bulunan tüm ekranlarda yer alacak şekilde sol menünün altında şekil 73’de gösterilmiştir.
Şekil 73-Duyurular Alanı
Kullanıcıların sisteme her giriş yaptıklarında öncelikle bu alanı incelemeleri, varsa yeni duyuruları
okumaları ve burada ilan edilen hususların gereğini yapmaları gerekmektedir.
GİRİLEN KAYITLARIN ONAYLANMASI
Kurumlarda bulunan tüm idare birimlerinde görev yapacak Veri Giriş Görevlileri tarafından girilen hizmet
kayıtları öncelikle kurumların sorumlu koordinasyon birimlerinde görev yapan Veri Onay Görevlileri
tarafından incelenerek onaylanacaktır.
Hizmet onaylamak için öncelikle sol menüde yer alan “Onay Bekleyenler” ifadesi tıklanarak şekil 74’de
gösterilen “Kayıt Onayı Giriş Ekranı” açılacaktır.
Şekil 74-Kayıt Onayı Giriş Ekranı
Şekilde görüleceği gibi bu ekranda kuruma ait tüm birimler tarafından girilen hizmetlerin adları ve her bir
hizmet için hangi birimler tarafından girildiğini gösteren haberleşme kodları ve kayıt tarihi yer almaktadır.
Hizmeti görüntülemek için tablonun sağ tarafında yer alan büyüteç işaretine tıklanarak şekil 75’te
gösterilen Hizmet Onay Ekranı açılacaktır.
57
Şekil 75- Hizmet Onay Ekranı
Bu ekranda, HEVT ve KVE’de Veri Giriş Görevlisi tarafından girilen bilgilerin tamamı yer almaktadır (Ekran
görüntüsü aşağı doğru çok uzun olması nedeniyle şekil 68’de sadece ekranın üst ve alt görüntüleri
verilebilmiştir).
Hizmetler onaylanmadan önce yapılacak incemeler de dikkat edilecek hususlar aşağıda sıralanmıştır:
Veri Onay Görevlileri tarafından HEVT ve KVE’de girilen kayıtlar incelenirken dikkat edilmesi
gereken usul ve esaslar aşağıdadır.
A. Genel Esaslar:
a. Hizmetler reddedilirken red gerekçeleri mutlaka maddeler halinde yazılacaktır ve her bir maddeye
sıra numarası verilecektir.
b. Hizmetin adı ve tanımı iyice anlaşıldıktan sonra diğer sorulara verilen cevaplar kamu görevlisi
tecrübesinden yararlanılarak değerlendirilecektir. Buna göre tespit edilebilen hatalar mutlaka
reddedilerek düzelttirilecektir. Örneğin hizmete Kamu Kurumları başvuruyor şeklinde seçilmişse
başvuruda istenen belgeler ekranında Resmi Yazının bulunması gerektiği anlaşılmalıdır.
c. Hizmet sunumu aynı birimde başlayıp başka birimde/birimlerde devam ediyor ise yani taşrada
başlayıp merkezde devam ediyor veya bir biriminde başlayıp aynı kurumun başka bir biriminde
veya başka bir kurumda devam ediyor ise bu birimlerin tamamında hizmetin sadece ilgili süreçleri
ayrı ayrı kaydedilecektir.
58
d. Kayıtlar incelenirken, hizmetin sunumu için idareye yetki/görev/sorumluluğun verildiği mevzuat ile
başvuruda istenen belgeler, ilk başvuru makamı, iç ve dış yazışmalara ilişkin mevzuat dayanakları
açılarak ilgili madde numaraları tek tek kontrol edilecek ve aranan kriterlere uygun bir hüküm
bulunup bulunmadığına bakılacaktır. Eğer istenen şekilde bir hüküm bulunmuyor ise söz konusu
mevzuatlar değiştirilmek üzere reddedilecektir.
e. Hizmet Envanterleri kurum ve bu kurumların birimleri bazında hazırlanmaktadır. Bu nedenle aynı
türden hizmetin aynı kurumun farklı birimlerinde sunuluyor olması halinde
tüm birimlerde aynı kayıt ayrı ayrı yazılacaktır.
f. Hizmet Envanteri kayıt çalışmaları iki aşamada yürütülecektir. Birinci aşamada sadece ana hizmet
birimlerinin ana hizmetlerinin kaydedilmesi istenmiştir. Bu nedenle Yardımcı ve Danışma-Denetim
Hizmetleri ile ana hizmet birimlerindeki Destek Hizmetlerinin kaydedilmemesi gerekmektedir. Bu
şekilde yapılan kayıtlar reddedilerek silinmesi veya “Ret Durumunda” bırakılarak (kayıt üzerinde
herhangi bir düzenleme yapılıp onaya gönderilmeksizin) bekletilmesi amacıyla reddedilmelidir.
Örneğin personel alımı, bütçe işlemleri, evrak kayıt işlemleri, satın alma işlemleri gibi. Ancak bu
tür hizmetlerin bazı kamu kurumlarında Ana Hizmet olarak sunuluyor olması unutulmamalıdır.
Örneğin bütçe işlemleri tüm kurumlar için yardımcı hizmet iken Maliye Bakanlığı BÜMKO Genel
Müdürlüğünün ana hizmetidir. Bu nedenle bütçelerin hazırlanmasına ilişkin kayıtlar sadece
BÜMKO’da olacaktır. Aynı şekilde Başbakanlık Kanunlar Kararlar Genel Müdürlüğünün kanun
tasarısı hazırlama hizmeti örnek olarak gösterilebilir.
g. Bir hizmet birden fazla alt süreçte sunuluyor ise yani bir birimde başladıktan sonra başka
birimde/birimlerde ya da başka kurumlarda devam ediyor ise bu birimlerin her biri envanterlerine
sadece kendi süreçlerini kaydedeceklerdir. Sürecin tümünü bir hizmet olarak kaydetmeleri
kesinlikle yanlıştır. Örneğin il müdürlüklerine vatandaşların başvurduğu ve “…” belgesinin
düzenlenmesini talep ettikleri durumunda, söz konusu belge düzenlenme talebi il müdürlüğü
aracılığıyla ilgili bakanlığa gönderiliyor ise il müdürlüğü envanter tablosunda başvuruların
alınmasından Bakanlığa gönderilmesine kadar geçen süreç bir kayıt, bakanlıktaki ilgili birimin
envanterinde ise il müdürlüğünden sonraki belge düzenlenmesine kadar olan süreç ayrı bir kayıt
olarak girilecektir. Bu durumda yapılacak incelemelerde aşağıdaki hususlara ayrıca dikkat edilmesi
gerekmektedir.
i. Hizmet Onay Ekranında en üstte yer alan Hizmeti Sağlayan Kurum ile İlk Başvuru Makamı
alanındaki kurum/Birim Adının merkez teşkilatlarında aynı, taşra teşkilatlarında ise uyumlu
olması gerekmektedir. Merkez Teşkilatlarında iki alanda da Örneğin İdareyi Geliştirme
Başkanlığı gibi birim adının yazması, taşra birimleri tarafından girilen kayıtlarda da üstte taşra
biriminin adı (Örneğin Ankara Sanayi ve Ticaret Müdürlüğü), İlk Başvuru Makamı Bölümünde
de ilgili taşra biriminin türünün “Örneğin İl Müdürlükleri)yazıyor olması gerekmektedir.
ii. Alt süreçlere ayrılan hizmetlerde birinci alt süreci yürüten kurumun kaydında birinci ekrandaki
“Hizmete Kimler Başvurabilir” alanında vatandaş, özel sektör gibi doğrudan hizmeti talep edenler
seçilmesi gerekirken ikinci alt süreç aynı kurumun farklı bir biriminde devam ediyorsa bu alanda
“Kurumun Diğer Birimleri”, farklı bir kurumda devam ediyor ise “Diğer Kamu Kurumları”
seçilecektir. Örneğin vatandaş X birimine başvuru “A” belgesini talep eden başvurusunu
yaptıktan sonra X birimi dosyayı, talep edilen belgeyi düzenlenmesi amacıyla Y birimine
gönderiyor ise X birimi hizmetin kaydında Kimler Başvuruyor bölümünde vatandaşı, Y birimi ise
kurumun diğer birimleri seçeneğini seçecektir.
iii. Tüm alt süreçlerde üçüncü ekrandaki Hizmetten Yararlananlar bölümünde bir önceki alt sürecin
nerede yürütüldüğüne bakılmaksızın doğrudan ilk süreci başlatan seçilmelidir. Örneğin vatandaş
X birimine başvuru “A” belgesini talep eden başvurusunu yaptıktan sonra X birimi dosyayı, talep
edilen belgeyi düzenlenmesi amacıyla Y birimine gönderiyor ise iki birime ait hizmet kaydında
da hizmetten yararlanan olarak “Vatandaş” seçilecektir.
iv. İlk başvuru makamına ilişkin sorularda vatandaş veya özel sektör gibi süreci ilk başlatanın nereye
başvurduğu değil, kendinden bir önceki aşamadan başvurunun nereye geldiği yazılacaktır.
Yukarıdaki örnek üzerinden devam edildiğinde vatandaş X biriminin hizmet kaydında vatandaşın
59
nereye başvurması gerektiği, Y biriminin hizmet kaydında ise dosya X biriminden gönderildiği
için X birimi Y birimine nasıl başvurduğu dikkate alınacaktır.
h. Resmi Gazetede yayımlanmayan mevzuatlar elle yazılırken mutlaka ve mutlaka Mevzuat
Numarası Alanının Boş bırakılıp bırakılmadığına dikkat edilmelidir. Eğer mevzuat elle yazılmış
ve Mevzuat Numarası alanı da doldurulmuş ise bu alan sildirilmek üzere hizmet reddedilmelidir.
B. Ekranlar Bazında Dikkat Edilecek Usul ve Esaslar:
Aşağıda her bir ekrandan girilen kayıtlar incelenirken dikkat edilmesi gereken hususlar açıklanmıştır.
1. Genel Hizmet Bilgileri Ekranında (1):
a) Standart Dosya Planı Kodu alanında ana dosya kodu yazıldıktan sonra birinci alt konu kodu boş
bırakılarak(00 şeklinde) ikinci, ikinci alt konu kodu boş bırakılarak üçüncü alt konu kodu alanı
doldurulmamalıdır. Örneğin 154 ana dosya kodundan sonra birinci alt konu kodu 00, ikinci alt
konu kodu ise 03 şeklinde doldurulması yanlıştır. 154000300 şeklindeki bir SDP kodunda
görüldüğü gibi birinci alt konu kodu boş bırakılmıştır. Bu durumda üçüncü kırılımdaki“03”
kodunun ikinci kırılıma aktarılması sağlanacaktır.
b) Hizmet Adları hüküm bildirecektir. Örneğin “Proje” ya da “Şikâyet Dilekçeleri” gibi hizmet adları
reddedilecektir. Hizmet adları “… Hakkında Proje Başvurularının Alınması ya da “… Hakkındaki
Şikâyet Dilekçelerinin Cevaplanması” şeklinde hüküm bildirmelidir.
c) Hizmetlerin tanımı açık yazılmalı, anlatım bozukluğu olmamalıdır.
d) Hizmet adı hizmet tanımı olarak aynen yazılmamalı, mutlaka daha açıklayıcı olmalıdır.
e) Hem resen hem başvuruyla sunulan hizmetlerde hizmetin tanımı sadece bunlardan birini
açıklayacak şekilde yazılmamalı, her iki süreci de kapsayacak şekilde tam olarak yazılmalıdır.
f) Hizmet adı ve tanımından sonra nokta işareti konulmamalıdır.
g) Hizmet adı ve tanımında “Bu Hizmet Kapsamında” şeklinde gereksiz ifadeler kullanılmamalıdır.
h) Hizmet adı ve tanımı kısmında bilinen ve yaygın olarak kullanılsa bile doğrudan kısaltma
kullanılmamalı, önce açık olarak yazıldıktan sonra parantez içinde kısaltma kullanılmalıdır.
Yabancı dilde kullanılacak ifadelerde önce Türkçe karşılığı yazıldıktan sonra parantez içinde
yabancı dil karşılığı yazılmalıdır.
i) Koordinasyon hizmetlerinde “Hizmet Sunumu Nasıl Başlıyor” alanı standart olarak “Hem Resen
Hem Başvuruyla” seçilmelidir. (Bu durumda HEVT uygulaması 5 inci ekranda başvurularda
istenen belgeler bölümünde Resmi Yazı [Üst Yazı] belgesinin seçilmiş olması zorunludur)
2. Hizmetin Dayandığı Mevzuat Ekranı (2):
a) Kaydedilen mevzuat ve madde numaraları mutlaka ilgili mevzuat açılarak incelenmelidir.
b) Hizmetle ilgili ikinci ekrandaki mevzuat bölümünde “Teamülen” ifadesi kullanılmamalıdır. Bu
ekranda öncelikle doğrudan açık ve net bir şekilde söz konusu hizmetle ilgili idareye
yetki/görev/sorumluluğun verildiği mevzuat ve bu mevzuatın madde numarası seçilmelidir. Eğer
hizmetle ilgili bu şekilde açık ve net bir hüküm yoksa genel (çerçeve) mevzuat hükümleri
girilebilir. Ancak açık, nokta atışı hizmetle ilgili idareye yetki/görev/sorumluluğun verildiği
mevzuat varsa sadece bu yazılmalı, genel mevzuat maddeleri yazılmamalıdır.
c) Bu ekranda hizmetin sunumuyla ilgili sadece idareye yetki/görev/sorumluluğun verildiği madde
numarası yazılmalıdır. Bunun dışında hizmetin nasıl sunulacağına yönelik maddeler bu ekranda
girilmemelidir. Örneğin Adli Sicil Kayıtlarının Tutulması hizmetinde, ikinci ekran 5352 sayılı
Adli Sicil Kanunu’nun 2 ve 3 numaralı maddeleridir. Bunun dışındaki maddeler, örneğin 4 üncü
60
madde de mutlaka adli sicil kayıtlarına ilişkin hükümler içermektedir; ancak bu madde de
doğrudan idareye görev/yetki/sorumluluk verilmemekte, adli sicile kaydedilecek bilgiler
açıklamaktadır.
d) Birden fazla maddede söz konusu hizmetle ilgili idareye yetki/görev/sorumluluk verilmiş ise bu
maddelerin hepsi açık bir şekilde, aralarında virgül işareti ve bir boşluk bırakılarak yazılmalıdır.
e) Mevzuat klasik madde yönteminden farklı olarak maddelendirilmiş ise ikinci ekranda da aynı
şekilde bu maddeler yazılmalıdır. Örneğin mevzuatta maddeler 8.5.3 gibi noktalı bir şekilde
hazırlanmış ise ikinci ekranda da aynen bu şekilde girilmiş olmalıdır.
f) Bu ekranda mevzuatla ilgili asgari olarak madde numarasının yazılması gerekmektedir. Ancak
bent ve alt bent alanları doldurulacaksa bu alanlara kadar olan önceki tüm alanlar doldurulması
zorunludur. Fıkra numarası doldurulmadan bent, bent alanı doldurulmadan alt bent
yazılmamalıdır.
g) Mevzuatta açıkça fıkra numarasının gösterilmediği hallerde her paragraf bir fıkra kabul edilecektir.
Fıkra numaralarının hesaplanmasında bent ve alt bentler fıkra olarak sayılmamalıdır.
h) Resmi Gazetede yayımlanmış mevzuatlar mutlaka seçilerek doldurulacaktır. Resmi Gazetede
yayımlanan bir mevzuat diğer tüm kurallara uyularak doldurulmuş olsa bile elle yazılmış olduğu
için reddedilecektir. Mevzuatın elle yazıldığını mevzuatın küçük harfle yazılmasından, Mevzuat
No alanının boş olmasından, mevzuat adında kısaltma kullanılmasından anlaşılabilir.
i) Resmi Gazetede yayımlanmayan mevzuatlar sisteme elle kaydedilecektir. Ancak bu durumda
Mevzuat No alanı mutlaka Boş bırakılmalıdır. (Bu alan aratılarak seçilen mevzuatlar için otomatik
olarak dolmaktadır, bunun dışında bu alana elle hiçbir kayıt girilmemelidir.)
j) Resmi Gazetede yayımlanmayan mevzuatlar elle yazılırken mutlaka yayımlandığı veya yürürlüğe
girdiği tarih veya kurul kararı gibi yayınlanmayan mevzuat türlerinde bu mevzuatın ne kararı
olduğu (Genel Kurul, Yönetim Kurulu) gibi açıkça yazılmalıdır. Söz konusu mevzuat resmi gazete
dışında bir yerde yayımlandıysa yayımlandığı yerde yazılmalıdır. Örneğin Tebliğler Dergisi gibi.
k) Mevzuat maddelendirilmemiş (sadece düz metin) ise Madde Numarası kısmında standart olarak
“Yok” yazılması gerekmektedir.
l) Madde numarası bulunmayan mevzuatlar kaydedilirken Madde Numarası kısmında “Teamülen”
veya “Tümü” ifadeleri kullanılmayacaktır.
m) Bu ekranda yazılması gereken mevzuat Asli mevzuattır. Asli mevzuatlarda değişiklik yapan
mevzuatlar mevzuat dayanağı olarak girilmeyecektir. Örneğin 5018 sayılı Kanunun 10’uncu
maddesi 5678 sayılı Kanunla değiştirilmişse, bu ekranda yazılması gereken mevzuat 5018 sayılı
Kanundur.
3. Hizmetten Yararlananlar Ekranı (3):
a) Bu ekranda yer alan listedeki seçeneklerden en az birinin seçilmesi zorunludur.
b) Bu ekrandaki “Diğer” alanı üstteki seçeneklerden seçilecek ifadeleri detaylandırmak için
kullanılacaktır. Örneğin Listeden Vatandaşlar seçildikten sonra “Diğer” bölümünde “Emekliler”
yazılabilir.
c) “Diğer” alanında üstteki listeden seçilmemiş bir seçeneğe karşılık gelecek ifade yazılmamalıdır.
Örneğin Listeden vatandaşlar seçildikten sonra Diğer alanına “Emekliler, Sosyal Güvenlik
Kurumu” yazılmış ise hizmet reddedilerek listedeki “Kamu Kurumları” seçeneğinin de seçtirilmesi
sağlanacaktır.
d) Bir hizmet birden fazla alt süreçte sunuluyor ise her bir alt süreç bu süreci sunmakla görevli olan
birimin envanterinde yer alacaktır. Ancak bu birimlerin tamamı Hizmetten Yararlanan olarak aynı
seçeneği işaretlemeleri gerekmektedir. Örneğin il müdürlüklerine vatandaşların başvurduğu ve …
61
belgesinin düzenlenmesini talep etmeleri durumunda, söz konusu belge düzenlenme talebi il
müdürlüğü aracılığıyla ilgili bakanlığa gönderiliyor ise il müdürlüğü envanter tablosunda
başvuruların alınmasından Bakanlığa gönderilmesine kadar geçen süreç bir kayıt, bakanlıktaki
ilgili birimin envanterinde ise il müdürlüğünden sonraki belge düzenlenmesine kadar olan süreç
bir kayıt olarak girilecektir. Ancak bu iki kayıtta da Hizmetten Yararlananlar olarak “Vatandaşlar”
seçilecektir.
4. Başvuruda İstenen Belgeler Ekranı (5):
a) Bu ekranda “Tablolarda görünmesini istediğiniz ifade” alanı doldurulmuş ise Belge Adı alanından
seçilen belgenin adı mutlaka yazılan ifade içerisinde de yer alması gerekir. Örneğin başvuruda
istenen belge olarak Dilekçe seçildiyse tablolarda görünmesini istediğiniz ifade alanına “üç adet
dilekçe” yazılabilir, ancak sadece “Üç Adet” yazılamaz. Bu durumda envanter tablosu üzerinde
sadece “Üç Adet” şeklinde bir satır görülecek, neyin üç adet olduğu belli olmayacaktır.
b) “Tablolarda görünmesini istediğiniz ifade” alanı doldurulmuş ise bu alana yazılacak belge, belge
adı alanında seçilmiş olan belge adıyla aynı olması gerekir. Örneğin Belge Adı kısmında Dilekçe
seçildikten sonra, Tablolarda görünecek ifade alanında Başvuru Formu yazılamaz. Bu iki alanın
bir biriyle uyumlu olması gerekir.
c) Bu ekranda her bir belge için dayanak mevzuat ayrı ayrı sorulmaktadır. Girilen mevzuat ve madde
numaralarının doğruluğu söz konusu mevzuata bakılarak kontrol edilecektir. Belgenin dayanağı
olarak gösterilen mevzuatın ilgili maddesinde açık bir şekilde belge adının yazıyor olması gerekir.
Açık açık belge adı gösterilen mevzuatın ilgili maddesinde yazmıyor ise doğru mevzuatın
kaydedilmesi veya açık açık hiçbir mevzuatta yazmıyor ise Teamülen yazdırılmak üzere
reddedilmesi gerekmektedir.
d) Hizmetlere başvurularda aynı anda getirilmesi gerekmeyen, birbirine alternatif olduğu için
bunlardan sadece bir tanesinin getirilmesinin yeterli olduğu belgelerin ayrı ayrı satırlarda yer
almaması, belge adı alanındaki “veya” seçeneği ile tek bir seferde seçilerek bu belgelerin
tamamının aynı satırda olacak şekilde kaydedilmesi gerekmektedir. Örneğin kimlik bilgilerini
ispatlamak üzere Nüfus Cüzdanı veya Sürücü Belgesi isteniyor ise bu iki belge ayrı satırlarda
yazılması yanlıştır. Bunun yerine aynı satırda “Nüfus Cüzdanı veya Sürücü Belgesi” şeklinde tek
bir kayıt olması gerekir.
e) Birbirine alternatif olmayan belgelerin tamamı ayrı satırlarda kaydedilmelidir.
f) Belge Adı alanından bir belge adı seçildikten sonra “Tablolarda Görünmesini İstediğiniz İfade
Alanında” birden fazla belge adının yazılması yanlıştır. Bu belgeler birbirine alternatif ise belge
adı kısmında “veya” seçeneği kullanılarak hepsi ayrı ayrı seçilmeli, birbirine alternatif değil ise her
biri için sayfada bulunan sorular ayrı ayrı doldurularak kaydedilmelidir.
g) Başvuruda istenen belgelerde mevzuat dayanağı olanların bu mevzuat dayanakları girilecek,
olmayanlarda ise mevzuat dayanağı alanında Teamülen yazılacaktır. Bu durumda hizmete
başvurularda 10 adet belge isteniyor ise bu 10 belgenin bir kısmının mevzuat dayanağının yazılmış
olması, geri kalanının ise mevzuat alanında Teamülen yazılması bir problem oluşturmamaktadır.
h) Aynı belgenin açık açık birden fazla mevzuatta düzenlenmiş olması durumunda belge sisteme
kaydedilirken tüm mevzuatlar ayrı ayrı kaydedilmelidir.
i) İkinci ekrandaki Hizmetin Dayanağı bölümünde gösterilmiş olan mevzuatın aynen Başvurularda
İstenen belgeler ekranında gösterilmiş olması büyük bir ihtimalle yanlışlık yapıldığını
göstermektedir. Çünkü mevzuatımızda genel olarak hizmetlerin sunulma görevi ile hizmete
başvurularda istenecek belgeler ayrı maddelerde düzenlenmektedir.
j) Birinci ekranda “Hizmete Kimler Başvurabiliyor” alanında nelerin seçildiği, bu ekranda girilen
belgeleri incelerken tekrar kontrol edilmelidir. Eğer kimler başvurabiliyor alanında hizmete Diğer
kamu kurumları veya kurumun diğer birimleri başvuruyor şeklinde seçilmiş ise Başvuruda istenen
62
belgeler ekranında “Resmi Yazı (Üst Yazı), bunların dışındakiler başvuruyor diye seçilmiş ise
“Dilekçe” veya “Başvuru Formu” vb bir belgenin seçilmiş olması gerekmektedir.
k) Resmi Yazı (Üst Yazı) belgesi sadece kamu kurumları için seçilecektir. Özel sektörün
başvurularında kullanılan yazıların Resmi Yazı olmadığı için “Dilekçe” olarak seçilmesi
gerekmektedir.
l) Birinci ekranda “Hizmete Kimler Başvurabilir” alanında “Kamu Kurumları” ve “Vatandaş”
ifadeleri vb. seçilmiş ise Kurumlar başvuruyu resmi yazıyla, vatandaşlar Dilekçe ile başvuru
yapacakları için bu iki belgenin de seçilmiş olması gerekmektedir. Ancak bu belgeler aynı
başvuruda birlikte götürülmeyeceği için birbirine alternatif belge olarak kabul edilecek ve aynı
satırda yer alacak şekilde “Resmi Yazı (Üst Yazı) veya Dilekçe” şeklinde kaydedilmelidir.
m) Hizmet başvurulu olmasına rağmen başvuruda hiçbir belge istenmiyor ise Belge Adı alanındaki
listede yer alan “Belge Gerekmiyor” ifadesi seçilmelidir.
n) Elektronik ortamdan alınan başvurular için başvuruda istenen belgeler bölümünde mutlaka
“Başvuru Formu (Elektronik)” belge adının seçilmesi gerekir.
5. İlk Başvuru Makamı Ekranı (6):
a) Hizmet sunumu aynı birimde başlayıp başka birimde/birimlerde devam ediyor ise yani taşrada
başlayıp merkezde devam ediyor veya bir biriminde başlayıp aynı kurumun başka bir biriminde
devam ediyor ise ilk başvuru makamı ekranı, sürecin en başı dikkate alınarak doldurulmayacaktır.
Yani taşra birimine yapılan başvuru taşra birimi tarafından merkeze iletiliyor ise, her iki kayıtta
kendine gelen başvuruların nereye yapıldığını dikkate alarak bu ekranı dolduracaktır. Yani
merkezdeki birim ilk başvuru il müdürlüklerine yapılıyor şeklinde değil, il müdürlükleri gelen
başvuruları nereye gönderiyor şeklinde bu ekran doldurulacaktır.
b) Hizmete ilk başvurular hem taşra birimlerine hem de doğrudan kurum merkezine yapılıyor ise bu
ekranda her ikisi de gösterilecektir.
c) Bu ekranda bulunan mevzuat alanına yazılacak mevzuatta açık açık, net bir şekilde başvuruların
yapılacağı yerin gösterildiği mevzuat olacaktır. Ancak böyle net bir hüküm yok ise ikinci ekranda
olduğu gibi burada da dolaylı, genel mevzuat hükmü yazılabilir. Ancak bu şekilde dolaylı bir
mevzuatta yok ise “Teamülen” şeklinde doldurulmalıdır.
6. Paraf Listesi Ekranı (7):
a) Hizmetin sunum sürecinde yapılması gereken yazışmalarda veya yazışma olmasa bile süreç
içerisinde paraf listesi varsa bu ekranda gösterilecektir. Ancak her bir yazışma için ayrı paraf listesi
girilmeyeceği için süreçte bulunan en kapsamlı paraf listesi girilmelidir.
b) Hizmetin sunumunda bir yazışma olmasa da belgenin düzenlenip başvuru sahibine verilmesi gibi
bir durumlarda söz konusu belgenin düzenlenmesine ilişkin paraf listesi bu alandan girilecektir.
c) Hizmetin sunulmasında yazışma yapılmaması, belge düzenlenmemesi gibi nedenlerle her hangi bir
paraf süreci yok ise Unvan 1 ve İmza/Onay alanlarında listelerde bulunan “Yok” ifadesi seçilerek
ekran doldurulacaktır. Bu durumda birinci ve son alanın arasında kalan alanlar da “Yok” şeklinde
doldurulmayacaktır.
d) İlk parafı atabileceklerin tamamı “Unvan 1” alanında seçilmesi gerekmektedir. Bu alanda
seçilenlerin kendi aralarında hiyerarşi yoktur. Ancak Unvan 2 alanına geçildiğinde Unvan 1’de
seçilen tüm paraflardan bir sonra gelen hiyerarşik amir yer alması gerekmektedir. Bu nedenle
Unvan 1’den Unvan 2’ye geçildiğinde hiyerarşinin bozulmamasına dikkat edilmelidir. Örneğin
Unvan 1 alanında Daire Başkanı seçildikten sonra Unvan 2 alanında Şube Müdürü seçilmemelidir.
e) İmza/Onay bölümündeki “Ve” seçeneği aynı yazı/belge üzerinde aynı anda birden fazla imza
olması durumu için geçerlidir. Bu genel olarak KİT statüsündeki kurumlar için geçerlidir (Ancak
63
sadece KİT’ler için “Ve” seçeneği kullanılacak şeklinde bir anlam çıkarılmamalıdır). Bu alanın
alternatif imzaların/onayların hepsinin gösterilecek şekilde doldurulmaması gerekmektedir. Üstte
açıklandığı gibi İmza/Onay alanı fiili olarak süreç içerisine katılan en kapsamlı paraf listesi
olacaktır. Yani tek bir liste olacaktır.
f) İmza/Onay alanında fiili olarak imzayı atan kişinin Unvanı seçilecektir. Bu unvandaki kişi örneğin
bakan veya Genel Müdür adına imza atıyor olsa bile kimin adına imzaladığına bakılmaksızın kendi
unvanı seçilecektir.
7. İç ve Dış Yazışmalar Ekranları (8 ve 9):
a) Aynı kurumda yer alan birimlerin birbirleriyle, taşra ve yurtdışı birimleriyle yaptıkları yazışmalar iç
yazışma, bakanlıkların bağlı/ilgili/ilişkili kuruluşlarla yaptıkları yazışmalar dış yazışma olarak
sisteme girilecektir.
b) Başvuru sahiplerine gönderilen yazılar dış yazışmalar ekranında mutlaka girilecektir. Bu ekran
sadece kurumlara gönderilen yazılar için değil tüm kurum dışına gönderilen yazılar için
doldurulacaktır. Özellikle başvuru sahiplerine gönderilen cevabi yazıların sisteme girilmediği
görülmektedir. Bunların dış yazışma olarak sisteme girilmesi sağlanmalıdır.
c) Birinci ekranda “Hizmete Kimler Başvurabilir” alanında Başvuru yapabilenler olarak gösterilenler
ne olursa olsun (Kurumun Diğer Birimleri Hariç) bunlara gönderilecek yazıların tamamı dış
yazışmalar ekranında “Başvuru Sahipleri” seçeneği kullanılarak kaydedilecektir.
d) Birinci ekranda “Hizmete Kimler Başvurabilir” alanında “Kurumun Diğer Birimleri” seçilmiş ise
bu birime gönderilecek cevabi yazılar İç Yazışmalar ekranında “birimin adı seçilerek”
gösterilecektir.
e) Dış Yazışmalar ekranında Yazışmanın yapılacağı yer alanında bulunan “Veya”lı listedeki “Tüm
Bağlı/İlgili/İlişkili Kuruluşlar” seçeneği bakanlıklar tarafından kullanılabilecek bir seçenektir. Bu
seçenekte yer alan ilgili ifadesi hizmete başvuran kurumu kastetmemekte, idare hukukundaki bağlı
kuruluş/ilgili kuruluş/ilişkili kuruluş anlamında bakanlıklar ile kurumları arasındaki ilişkiyi
göstermektedir.
f) Bir hizmet kapsamında aynı anda dağıtımlı olarak veya farklı zamanlarda ilgisi bulunduğu anda iç
yazışma olarak kurumun tüm birimleri, dış yazışma olarak diğer tüm kamu kurumlarına yazı
gönderilebiliyorsa iki durumda da 8 inci ekranda “Kurumun Tüm Birimleri”, 9 uncu ekranda “Tüm
Kamu Kurumları” seçenekleri kullanılmalıdır.
g) Bakanlıklar için dış yazışmalarda “Tüm Kamu Kurumları” seçilerek bir yazışma kaydedildikten
sonra aynı yazışma amacı ve aynı mevzuat dayanağı ile “Tüm Bağlı/İlgili/ilişkili Kuruluşlar”
seçeneği için ayrıca yazışmanın gösterilmesine gerek yoktur. Birinci kayıt altında ikinci durumda
kastedilmiş olmaktadır.
h) İç ve Dış yazışmalarda aynı birimle veya aynı kurumla farklı amaçlarla birden fazla yapılan
yazışma varsa bunlar ayrı ayrı kaydedilecektir.
i) İç ve Dış yazışmalara ilişkin mevzuatlar başvuruda istenen belgelerde olduğu gibi açık ve nokta
atışı olmalıdır. Yani ilgili mevzuatta açık bir şekilde yazının gönderilmesi gerektiği yazıyor
olmalıdır. Örneğin hazırlanan raporlar Maliye Bakanlığına gönderilir gibi.
j) Dış Yazışmalarda Bakanlıklara gönderilen yazılar için “Yazışmaların Gönderildiği Yer” alanında
bakanlığın adı değil, alt birim neyse bu gösterilmelidir. Örneğin Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali
Kontrol Genel Müdürlüğüne gönderilen yazılar için Maliye Bakanlığı değil Bütçe ve Mali Kontrol
Genel Müdürlüğü seçilmelidir.
k) Yedinci ekranda paraf listesi girilmiş ancak iç veya dış yazışma girilmemiş ve hizmetin sonucunda
da bir belge düzenlenmiyor ise söz konusu hizmet reddedilerek paraf listesinin neyle ilgili
olduğunun gösterilmesi sağlanmalıdır.
64
8. Hizmet Süresi Ekranı (10):
a) Hizmetin Mevzuattaki En geç Tamamlanma Süresi alanında gün bölümü doldurulmamışsa “İş
Günü” seçilmemelidir. Yani bu bölümde “1 Ay–İş Günü” şeklinde bir kayıt girilmişse bu mutlaka
düzelttirilmelidir.
b) Hizmetin Ortalama Tamamlanma süresi alanında gün bölümü doldurulmuş bile olsa “İş Günü”
seçeneği işaretlenmemelidir.
c) Yıllık işlem sayısının belirlenebileceği, yani bölünebilen ve sayılabilen hizmetlerin tamamı için asla
“Kesintisiz” ifadesi kullanılmamalıdır. Bunlarda mutlaka yıllık işlem sayısı girilmelidir. Bir
hizmetin yıllardır sunuluyor olması kesintisiz olduğu anlamına gelmez. Başvurulu hizmetlerde
başvuru sayısı, sonucunda belge düzenlenen hizmetlerde düzenlenen belge sayısı, bunların
dışındaki hizmetlerde de işin nitelik olarak nasıl bölünebiliyorsa o şekilde bölünerek hesaplanacak
sayılar yıllık işlem sayısı olarak girilmelidir.
d) Yıllık işlem sayısı bölümünde 2010 yılı sayıları dikkate alınacağı için bu bölümünde “Sıfır”
yazılması mümkündür.
e) Hizmetin elektronik ortamdan sunulduğu adres tam olmalıdır. Örneğin sadece
“www.basbakanlik.gov.tr” şeklinde kurumun genel web adresi yazılmamalıdır. Hizmetin sunulduğu
internet sayfasının tam adresi örneğin “http://kamu.basbakanlik.gov.tr:8080
/KamuHizmetEnvanteri/veriEnvanterineVeriEkle.jsp” şeklinde açıkça yazılmalıdır.
f) “Hizmetin Sonucunda Bir Belge Düzenleniyor Mu” sorusu “Evet” olarak seçilmişse bu belgelenin
diğer kamu hizmetlerine başvurularda kullanılıp kullanılmadığına bakılacaktır. Bilgi Notu, Faaliyet
Raporu, Resmi Yazı gibi belgeler bu anlamda Düzenlenen Belge olarak kabul edilmemesi
gerekmektedir.
g) Hizmetin sonucunda düzenlenen belge seçilmiş ise bu belgenin, belge türü alanıyla uyumlu olup
olmadığı kontrol edilecektir.
9. Veri Envanteri Bölümü:
a) Başvuru Formu, Dilekçe ve Resmi Yazı gibi içeriği hizmetten hizmete göre değişen belgeler ile
Hizmetlerin Sonucunda Düzenlenen belgelerde bulunması gereken hizmetin gereği olan nitelikli
bilgilerin dışındaki GENEL VERİLER Veri Envanteri kayıtlarının girildiği sayfada yayınlanmıştır.
Öncelikle hizmetle ilgili seçilen belge ne ise bu belgede bulunması gereken genel veriler söz
konusu listeden incelenerek eklenmesi gerekmektedir.
b) Başvuru Formu, Dilekçe, Resmi Yazı ve Düzenlenen Belgelerde genel verilerin dışında mutlak ve
mutlaka hizmete özel nitelikli (spesifik) veri adının da seçilmiş olması gerekmektedir.
c) Düzenlenen Belgelerde, sadece ve sadece o belgeye has, başka hiçbir belgede bulunmayan veri ne
ise (belgeyi diğer belgelerden ayıran veri) mutlaka seçilmiş olması gerekmektedir. Örneğin, Adli
Sicil Belgesinde “Belge Adı, Belge Tarihi” gibi genel verilerin dışında sadece ve sadece adli sicil
belgesinde bulunan “Adli Sicil ve Arşiv Kaydı” veri adının seçilmiş olması gerekir.
d) Dilekçe, başvuru formu ve resmi yazı gibi belgelerde yer alması gereken veriler “Hizmetin Sunumu
Sonucunda Üretilen Diğer Veriler” ile eşleştirilmiş olmamalıdır. Örneğin, Dilekçe belgesiyle
başvuru sahibinin adı, soyadı gibi veriler seçildikten sonra Hizmetin Sunumu için gerekli diğer
veriler seçeneği ile başvuru sahibinin telefon numarası seçilmiş olmamalıdır. Çünkü telefon
numarası da dilekçelerde olması gereken bir veridir.
e) Hizmetin Sunumu Sonucunda Üretilen Veriler seçeneği ile sadece Belge Düzenlenmeyen veya
düzenlenen belgelere yazılmayan nitelikli (spesifik) veriler eşleştirilebilir. Örneğin, Dosya
Numarası gibi genel bir veri adı bu seçenek ile eşleştirilmemelidir.
65
f) Hizmetin sunumu için gerekli olduğu veya hizmetin sonucunda düzenlendiği düşünülen ancak Veri
Adları Listesinde yer almayan veriler hizmet reddedilirken RESEN belirlenmeli ve Veri Onay
Görevlileri tarafından İGB’ye bildirilmeli, İGB Onay Görevlileri tarafından ise sisteme eklenmesi
sağlanmalıdır.
g) Veriler incelenirken eksiklik olduğu tespit edilirse bu verilerin sisteme kaydedilerek seçilmesinin
sağlanması amacıyla İGB’nin “envanter@basbakanlik.gov.tr” internet adresine gönderilmesi
istenmelidir. Özellikle Başvuru Formları ile Düzenlenen Belgelerin örnek olması ve içindeki
verilerin rahatlıkla belirlenerek sisteme eklenmesi amacıyla İGB’ye gönderilmesi istenecektir.
Yapılan incelemelerde her hangi bir yanlışlık veya eksiklik tespit edilirse ekranın altında yer alan “Ret
Gerekçesi” alanına tespit edilen hususlar MADDELER HALİNDE yazılarak bu alanın altında bulunan
“Reddet” butonuna tıklanacaktır (Ret gerekçesi yazılmadan hizmetler reddedilememektedir).
İncelenen hizmet kaydında hiçbir problem bulunmuyor ise ekranın sağ alt köşesinde yer alan “Onayla”
butonuna tıklanarak İdareyi Geliştirme Başkanlığının Onayına gönderilecektir.
İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından Veri Onay Görevlilerinin onaylamış oldukları hizmetler ayrıca
incelenecektir. Bu nedenle HEVT Kayıt Tablosunun ‘Durum” sütununda “Yayınlandı” ifadesi yazana kadar
hizmetlerin reddedilebileceği unutulmamalıdır (Bu alanda “Onaylandı” ifadesinin yazıyor olması hizmetin
artık reddedilmeyeceği anlamına gelmez).
VERİ ONAY GÖREVLİLERİNİN YAPMIŞ OLDUKLARI
İŞLEMLERİ İZLEYEBİLMELERİ
Veri Onay Görevlileri, reddettikleri ve onayladıkları hizmetlere ilişkin kayıtları şekil 76’da gösterilen
ekrandan izleyebileceklerdir.
Şekil 76- Veri Onay İşlemleri İzleme ekranı
Bu ekranda reddedilen veya onaylanan hizmetlerin adı, hizmetin ait olduğu birimi gösteren kurum kodu,
işlem yapıldığı tarih gibi bilgiler yer almaktadır.
66
KURUM/KURULUŞ AİT TÜM HİZMETLERE AİT SON DURUMUN İZLENEBİLMESİ
Veri Onay Görevlileri, Kurum/Kuruluşlarında bulunan tüm VGG’ler tarafından girilen kayıtların son
durumu sol menüde bulunan “Hizmetlerin Son Durumuna” tıklandığında açılan şekil 77’de görünen
ekrandan takip edebilirler.
Şekil 77- Hizmetlerin Son Durumu Ekranı
Hizmetlerin son durumu ekranında bulunan Hizmet Kayıt Tablosu üzerindeki listeden kayıtlı hizmetlerin
durum bilgisi değiştirilerek Veri Girilmemiş, Birinci veya ikinci onayı bekleyen, Yayınlanma Bekleyen,
Reddedilen veya Yayınlanan hizmetler ayrı ayrı listelenebilir, tablonun en sağında bulunan büyüteç
işaretine tıklanarak ilgili hizmet kaydının içeriği görüntülenebilir.
Bu ekran kullanılarak görüntülenecek kayıtlar üzerinde Onay veya Red işlemleri yapılamaz. Red veya Onay
işlemleri sol menüde bulunan “Onay Bekleyenler” ekranında yapılacaktır.
67
KAMU VERİ ENVANTERİ VE KAYIT İŞLEMLERİ
Kamu Veri Envanteri, Hizmet Envanteri Veri Tabanına kaydedilen hizmetlerin sunumunda girdi olarak
kullanılan veya sonucunda çıktı olarak üretilen verilerin kaydedileceği veri tabanı arayüzüdür.
Hizmet Envanteri Veri Tabanında girilen her bir hizmetin kayıt işlemi tamamlandığında, diğer bir hizmetin
kaydına başlamadan önce hizmete ilişkin verilerin neler olduğu Kamu Veri Envanterine girilecektir.
Yukarıda yapılan açıklamalardan da anlaşılacağı üzere, Kamu Veri Envanteri kapsamında kaydedilmesi
gereken veriler iki türlüdür. Birincisi Hizmetin sunulabilmesi için kullanılan veriler, diğeri varsa hizmetin
sonucunda üretilen verilerdir.
Kamu idareleri hizmet sunumu için gerekli olan verileri (yani bilgileri) iki türlü elde edebilmektedirler.
Birincisi başvuru sahiplerinden başvuru esnasında talep edilen belgelerden ile, ikincisi ise resmi yazışma
yapılarak diğer birimlerden/kurumlardan istenerek, kurum arşivlerine bakılarak veya elektronik ortamda
gerçekleştirilecek entegrasyonlar aracılığıyla çeşitli veri tabanları üzerinden.
Kamu Veri Envanteri uygulaması kapsamında kamu hizmetlerinin sunumu için gerekli olan veya varsa
sonucunda üretilen verilerin tamamı HİZMET ve BELGE bazında tespit edilecektir. Ancak Veri Giriş
Görevlileri sunulan hizmetlere ilişkin verileri kaydederken Başvuruda istenen tüm belgelerin içeriğinde yer
alan verilerin (bilgilerin) tamamını sisteme kaydetmeyeceklerdir.
Başvuruda İstenen Belgeler kapsamında içeriğinde yer alan verilerin girileceği belgeler sadece Resmi
Yazılar (Üst Yazı), Başvuru Formları ve Dilekçelerdir. Başvuruda istenen bunların dışındaki belgelerin
içeriğinde yer alan verilerin neler olduğu söz konusu belgeleri düzenleyen kurumlar tarafından sisteme
girilecektir.
Kamu Veri Envanterine iki şekilde geçiş yapılabilmektedir. Birincisi “Uygulama Ana Sayfası” üzerinde
bulanan ve şekil 78’de kırmızı çizgiyle gösterilen Kamu Veri Envanteri butonunun tıklanmasıdır.
Şekil 78- Uygulama Ana Sayfasından KVE’ye Erişim
İkinci yöntem ise hizmetin kaydedilmesinden sonra HEVT Kayıt Tablosun üzerinden söz konusu hizmetin
bulunarak şekil 79’da gösterilen “Durum Bilgisi” alanındaki “Veri Gir” ifadesinin tıklanmasıdır.
68
Şekil 79-HEVT Kayıt Tablosundan KVE’ye Erişim
İkinci yöntem kullanıldığında ilgili hizmete verilerin girileceği ekran doğrudan açılmaktadır. Ancak ilk
yöntem tercih edilirse şekil 80’de gösterilen KVE Giriş Ekranı açılacaktır.
Şekil 80-KVE Giriş Ekranı
KVE Giriş Ekranında, HEVT’te kaydedilen hizmetlerin bulunduğu bir tablo yer almaktadır.
Tablo üzerinden Verileri girilmek istenen hizmet adı bulunarak, şekil 80’de gösterilen “Kalem” işaretine
tıklanarak şekil 81’de gösterilen “Veri Giriş Ekranı” açılacaktır.
Şekil 81- Veri Giriş Ekranı
69
Veri Giriş Ekranında şekilde görüldüğü gibi kayıt işlemlerinin yapılacağı iki adet liste bulunmaktadır.
Bunlardan birincisi verilerin bulunduğu belge adlarının belirtileceği “Verinin Kullanıldığı Yer” diğeri ise
“Veri Adı” listesidir.
Verinin bulunduğu yer listesi hizmetin HEVT’te girilen bilgileri dikkate alınarak oluşturulduğu için hizmet
bazında değişkenlik göstermektedir.
Verinin bulunduğu yer listesinde, söz konusu hizmet, Hizmet Envanterine kaydedilirken Başvuruda
İstenen Belgeler (5) ekranında Resmi Yazı, Dilekçe veya Başvuru Formu seçilmiş ise bu belgenin adı, eğer
onuncu ekranda hizmetin sunumu sonucunda bir belge düzenleniyor mu sorusunun cevabı olarak da bir
belge seçilmiş ise bu belgenin adı yer alacaktır.
Bu listede yer alan belgelerin tümünde bulunması gereken verilerin (bilgilerin) ayrı ayrı sisteme girilmesi
zorunludur.
Veri ile kastedilen Ad, Soyad, Doğum tarihi, ikametgah adresi, T.C. Kimlik Numarası, Evrak Kayıt Numarası,
Kurum Adı, Birim Adı, Anne Kızlık Soyadı gibi ifadelerdir. Başvuru formlarında yer alan tüm alanlar birer
veridir.
Ancak Sanayi Sicil Belgesi, Yapı Ruhsatı gibi hizmetin sonucunda düzenlenen belgelerin her biri için sadece
ilgili belgeye gönderme yapacak özel ve nitelikli birer veri adının seçilmesi zorunludur. Örneğin tüm lisans
belgeleri için Lisansın Konusu gibi bir veri adı seçilemeyecektir. Bu tür belgeler için o belgeyi diğer tüm
belgelerden farklı kılan bir veri adının belirlenmesi ve sisteme eklenmesi sağlanarak seçilmesi
gerekmektedir.
Veri adları seçilmeden önce verilerin hangi belgenin üzerinde bulunduğu şekil 82’de gösterilen “Verinin
Kullanıldığı Yer” listesinden seçilecektir.
Şekil 82-Verinin Bulunduğu Yer Listesi
Belge adı seçildikten sonra şekil 83’de gösterilen Veri Adları listesinden söz konusu belge üzerinde
bulunması gereken veriler sırasıyla tek tek seçilecek ve her seçim işleminden sonra listelerin altında
bulunan “Veri Ekle” butonuna tıklanacaktır.
70
Şekil 83-Veri Adları Listesi
Eklenen veriler şekil 84’de gösterilen ekranda oluşacak Veri Kayıt Tablosuna eklenecektir.
Şekil 84-Veri Kayıt Tablosu
Yanlışlıkla eklenen veriler sağ tarafta bulunan “Silme” butonuna tıklanarak silinecektir.
Başvuruda istenen belgelerden elde edilen verilerin dışında hizmetin sunumunda girdi olarak kullanılan
her hangi bir veri bulunuyor ise bunların hepsi, elde edilme yöntemine bakılmaksızın “Hizmetin Sunumu
İçin Gerekli Diğer Veriler” ifadesi seçilerek sisteme kaydedilecektir.
Hizmetin sonucunda her hangi bir belge düzenlenmiyor olsa bile bir veri üretiliyorsa bunun içinde
“Hizmetin Sonucunda Üretilen Diğer Veriler” ifadesi seçilerek söz konusu verinin ne olduğu belirtilecektir.
Örneğin İdareyi Geliştirme Başkanlığı tarafından DTVT’de yer alan her bir kuruma/birime “Kurum Kimlik
Kodu” verilmektedir. Ancak verilen kurum kimlik kodları için her hangi bir belge düzenlenmemektedir. Bu
nedenle bu veri ancak Hizmetin Sonucunda Üretilen Diğer Veriler ifadesi seçildikten sonra sisteme
kaydedilebilir.
Hizmetin sunumunda girdi olarak kullanılan veya sonucunda çıktı olarak üretilen verilerin tamamı veri
kayıt tablosuna eklendiğinde tablonun sağ tarafında bulunan “Kaydet” butonuna tıklanarak
kaydedilecektir.
ÖNEMLİ: Veri Adları listesinde yer almayan verilerin İdareyi Geliştirme Başkanlığına mutlaka bildirilmesi
gerekmektedir.
ÖNEMLİ: Veri adları girilmeden hizmet kaydı Veri Onay Görevlilerinin veya İdareyi Geliştirme Başkanlığının
onayına gönderilmeyecektir. Bu nedenle hizmet kaydının Hizmet Envanteri Veri Tabanında
tamamlanmasından sonra yeni bir hizmet kaydına başlamadan önce Kamu Veri Envanterinde söz konusu
hizmete ilişkin veri adlarının kaydedilmesi gerekmektedir.

Başbakanlık (e-devlet) Kamu Hizmet Envanteri Giriş Uygulamasına Girmek için tıklayın